Làm thế nào để bảo vệ ô, sheet và workbook trong Excel.

• Mật khẩu bảo vệ toàn bộ workbook để ngăn chặn chúng bị mở bởi người sử dụng trái phép.
• Bảo vệ những sheet riêng biệt và các cấu trúc của workbook đó, để ngăn chặn việc chèn hoặc xóa các sheet trong workbook đó.
• Bảo vệ ô, cho phép hoặc không cho phép các thay đổi đến các ô quan trọng hoặc các công thức trong bảng tính Excel của bạn.

Thậm chí người dùng với những dự định tốt nhất có thể vô tình làm hỏng một công thức quan trọng hay phức tạp. Điều tốt nhất để làm là loại bỏ tùy chọn để thay đổi hoàn toàn bảng tính của bạn.

Làm thế nào để bảo vệ Excel: ô, Sheet & Workbook (xem và học)

Trong phần screencast dưới đây, bạn sẽ thấy tôi thao tác qua một số ít kiểu quan trọng của việc bảo vệ trong Excel. Chúng ta sẽ bảo vệ hàng loạt một workbook, một bảng tính đơn, và nhiều hơn nữa .

Bạn muốn đi qua từng bước một ? Hãy xem những bước dưới đây để tìm ra những sử dụng những kỹ thuật này. Bạn sẽ học được cách bảo vệ workbook của bạn trong Excel, cũng như bảo vệ bảng tính riêng không liên quan gì đến nhau, ô, và cách thao tác với những setup nâng cao .
Chúng ta sẽ khởi đầu với việc bảo vệ worksheet rộng hơn, sau đó hạ xuống bảo vệ tiềm năng hẹp hơn mà bạn hoàn toàn có thể vận dụng trong Excel. Chúng ta cùng mở màn học cách bảo vệ tài liệu bảng tính của bạn :

1. Mật khẩu bảo vệ một tập tin Workbook của Excel

Chúng ta sẽ mở màn bằng việc bảo vệ hàng loạt những tập tin Excel ( hoặc workbook ) với một mật khẩu để ngăn ngừa người khác mở nó .

Làm việc này rất dễ dàng. Trong khi thao tác trong Excel, điều hướng đến tab File chọn tab Info. Nhấp vào tùy chọn Protect Workbook thả xuống và chọn Encrypt with Password.

Khi chọn bất cứ mật khẩu nào, chọn một sự kết hợp mạnh mẽ và an toàn bao gồm các chữ cái, số và ký tự, hãy nhớ rằng mật khẩu phân biệt dạng chữ.

Tìm đến mục File > tab Info và chọn Protect Workbook > Encrypt with password.Quan trọng cần chú ý quan tâm đó là Microsoft đã thực sự làm tăng giá trị mức độ nghiêm trọng của việc bảo vệ mật khẩu trong Excel. Trong những phiên bản trước, đã có những cách khắc phục thuận tiện để phớt lờ việc bảo vệ mật khẩu của Workbook trong Excel, nhưng không nằm trong những phiên bản mới hơn .
Thiết lập một mật khẩu phức cho mục đích an ninh, nhưng hãy chắc chắn lưu trữ nó an toàn.Trong Excel 2013 và những bản sau này, đặt mật khẩu sẽ ngăn ngừa những chiêu thức truyền thống lịch sử để phớt lờ nó. Hãy bảo vệ rằng bạn tàng trữ mật khẩu của mình một cách cẩn trọng và bảo đảm an toàn hoặc bạn sẽ có rủi ro tiềm ẩn mất quyền truy vấn vĩnh viễn vào Workbook của bạn .

Workbook trong Excel – chức năng Mark as Final (đánh dấu là bản cuối cùng)

Nếu bạn muốn giảm tác động với các bảng tính của mình, hãy xem xét sử dụng các tính năng Mark as Final. Khi bạn đánh dấu một file Excel như là phiên bản cuối cùng, nó chuyển tập tin sang chế độ chỉ đọc read-only, và người dùng sẽ phải cấp quyền lại để chỉnh sửa.

Để thay đổi một tập tin với chế độ chỉ đọc, quay trở lại nút File > Info, và bấm vào Protect Workbook (bảo vệ workbook) một lần nữa. Nhấp vào Mark as Final và xác nhận rằng bạn muốn đánh dấu các tài liệu như một phiên bản cuối cùng.

Đánh dấu một tập tin như là phiên bản cuối cùng để để lại một cảnh báo lịch sự cho người sử dụng tập tin đó. Đánh dấu một tập tin như là phiên bản ở đầu cuối sẽ thêm vào một cảnh báo nhắc nhở mềm nằm trên đầu của tập tin. Bất cứ ai mở tập tin sau khi đã được ghi lại như bản ở đầu cuối thì sẽ nhìn thấy một chú ý quan tâm, cảnh báo nhắc nhở họ rằng tập tin đó là bản ở đầu cuối .
Khi một tập tin được đánh dấu là phiên bản cuối cùng, workbook đó sẽ hiển thị như thế này 

Đánh dấu tập tin như là phiên bản cuối cùng là một cách không chính thức báo hiệu rằng một tập tin không nên thay đổi nữa. Người nhận vẫn có khả năng bấm vào chỉnh sửa Edit Anyway và chỉnh sửa bảng tính. Đánh dấu một tập tin như phiên bản cuối cùng thì nhiều hơn là sự gợi ý, nhưng đó là cách giải quyết tuyệt vời nếu bạn tin tưởng những người dùng khác.

2. Mật khẩu bảo vệ cấu trúc Sheet trong Excel của bạn

Tiếp theo, chúng ta hãy học cách bảo vệ các Structure (cấu trúc) của một workbook trong Excel. Tùy chọn này sẽ đảm bảo rằng không có sheet nào bị xóa, thêm vào, hoặc sắp xếp lại bên trong của workbook đó.

Nếu bạn muốn tổng thể mọi người hoàn toàn có thể truy vấn vào workbook, nhưng số lượng giới hạn việc đổi khác mà họ hoàn toàn có thể làm trên một tập tin, đây là một khởi đầu tuyệt vời. Việc bảo vệ cấu trúc của workbook, và số lượng giới hạn cách người dùng hoàn toàn có thể biến hóa những sheet bên trong nó .

Để bật bảo vệ này, hãy đi tới tab Review trên ribbon của Excel và click vào bảo vệ Protect Workbook.

Tìm tab Review (xem lại), click vào Protect Workbook và thiết lập một mật khẩu để bảo vệ cấu trúc của workbook Excel của bạn.Khi tùy chọn này được bật, những điều sau sẽ có tác động ảnh hưởng :

• Không có workbook mới nào có thể được thêm vào workbook.
• Không có sheet mới nào có thể bị xóa bởi workbook.
• Sheet có thể không còn được ẩn đi hoặc bỏ ẩn khỏi chế độ xem của người dùng.
• Người dùng không thể kéo và thả các tab sheet để sắp xếp lại chúng trong workbook đó.

Tất nhiên, những người dùng đáng tin cậy có thể được cấp mật khẩu để bỏ bảo vệ workbook đó và sửa đổi chúng. Để bỏ bảo vệ một workbook, đơn giản chỉ cần click vào nút  Protect Workbook một lần nữa và nhập mật khẩu để bỏ bảo vệ workbook Excel 

Click vào Protect Workbook một lần nữa và nhập vào mật khẩu để kích hoạt lại workbook thay đổi.

3. Cách bảo vệ các ô trong Excel

Bây giờ, tất cả chúng ta hãy xem tiếp những giải pháp cụ thể để bảo vệ một bảng tính. Cho đến giờ đây, tất cả chúng ta đã biết cách cài mật khẩu bảo vệ hàng loạt một workbook hoặc cấu trúc của một tập tin Excel. Trong phần này, tất cả chúng ta đào vào cách bảo vệ những ô trong Excel với setup đơn cử mà bạn hoàn toàn có thể vận dụng. Chúng ta sẽ học cách làm thế nào để cho phép hoặc chặn 1 số ít kiểu biến hóa cho những phần của bảng tính .

Để bắt đầu, tìm tab Review trong Excel và click vào Protect Sheet. Trong cửa sổ bật lên, bạn sẽ thấy một tập hợp lớn các tùy chọn. Cửa sổ này cho phép bạn tinh chỉnh theo cách mà bạn muốn bảo vệ các ô trong bảng tính Excel của mình. Bây giờ, hãy để lại các thiết lập theo chế độ mặc định.

Để bảo vệ sheet chọn một tab trong workbook Excel, click vào tab Review, chọn thực đơn tùy chon Protect Sheet.

Tùy chọn này cho phép bảng tính của bạn được bảo vệ rất cụ thể. Theo mặc định, các tùy chọn sẽ gần như hoàn toàn khóa lại các bảng tính. Hãy thêm một mật khẩu để sheet này được bảo vệ. Nếu bạn bấm OK vào thời điểm này, chúng ta hãy xem chuyện gì xảy ra khi bạn cố gắng thay đổi một ô.

Sau khi một sheet đã được bảo vệ, cố gắng để thay đổi một ô sẽ xuất hiện thông báo lỗi này. Excel thông tin lỗi rằng ô đó được bảo vệ, đó đúng chuẩn là điều mà chúng tôi muốn cho bạn thấy .
Về cơ bản, tùy chọn này hoàn toàn có thể đoán trước được nếu bạn muốn bảo vệ rằng bảng tính của bạn sẽ không bị đổi khác bởi những người truy vấn vào tập tin. Sử dụng tính năng bảo vệ sheet là cách mà bạn hoàn toàn có thể tinh lọc bảo vệ bảng tính đó .

Để bỏ bảo vệ sheet, chỉ cần đơn giản là click vào nút Protect Sheet và nhập lại mật khẩu để loại bỏ bảo vệ được thêm vào sheet.

Bảo vệ cụ thể trong Excel

Chúng ta hãy xem lại những tùy chọn hiển thị khi bạn khởi đầu bảo vệ một sheet trong Workbook trong Excel .
Mật khẩu bảo vệ các ô worksheet trong tùy chọn của Excel:

Trình đơn Protect Sheet cho phép bạn tinh chỉnh các tùy chọn cho việc bảo vệ Sheet. Mỗi hộp trong trình đơn này cho phép người dùng thay đổi thêm một chút bên trong một worksheet được bảo vệ.

Để xóa bảo vệ, ghi lại vào ô tương ứng trong list. Ví dụ, bạn hoàn toàn có thể được cho phép người sử dụng bảng tính để định dạng ô bằng cách chọn những phần tương ứng .
Dưới đây là hai sáng tạo độc đáo về cách làm thế nào để bạn hoàn toàn có thể được cho phép người dùng biến hóa bảng tính một cách có tinh lọc :

• Chọn ô Format cells, columns và rows cho phép người dùng thay đổi hình thức trực quan của các ô mà không cần sửa đổi các dữ liệu ban đầu.
• Insert columns và rows có thể được chọn vì vậy người dùng có thể thêm nhiều dữ liệu hơn, trong khi bảo vệ các ô gốc.

Ô quan trọng không chọn là ô Protect worksheet and contents of locked cells  Điều này là để bảo vệ dữ liệu bên trong các ô dữ liệu.

Khi bạn đang làm việc với dữ liệu tài chính quan trọng hoặc những công thức sẽ được sử dụng trong việc đưa ra quyết định, bạn phải nắm giữ việc kiểm soát các dữ liệu và chắc chắn rằng nó không thay đổi. Sử dụng các kiểu bảo vệ có mục tiêu là một kỹ năng quan trọng trong Excel cho người sử dụng chuyên nghiệp.

Ôn lại và tiếp tục học hỏi thêm về Excel

Hãy khóa một bảng tính trước khi bạn gửi đi là điều rất quan trọng để bảo vệ nhũng tài liệu có giá trị của bạn và bảo vệ rằng nó không bị dùng sai mục tiêu. Những lời khuyên tôi san sẻ trong hướng dẫn này giúp bạn duy trì trấn áp tài liệu đó, thậm chí còn là sau khi bảng tính Excel của bạn được chuyển tiếp và san sẻ .
Tất cả những mẹo này là công cụ và những bước bổ trợ để trở thành một người sử dụng Excel nâng cao. Bảo vệ Workbook của bạn là một kỹ năng và kiến thức tiêu biểu vượt trội, tuy nhiên có rất nhiều cách để nâng cao hiệu suất của bạn. Như mọi khi, có rất nhiều nơi để tăng trưởng kiến thức và kỹ năng Excel của bạn hơn nữa. Dưới đây là một số ít hướng dẫn Excel hữu dụng với những kiến thức và kỹ năng quan trọng để hoàn toàn có thể sử dụng Excel thành thạo sau đây :

• PivotTables là một công cụ tuyệt vời để làm việc với các dữ liệu bảng tính. Đây là 5 kỹ thuật Pivot Table nâng cao trong Excel để tìm hiểu.
• ExcelZoo có một danh sách các hướng dẫn bổ sung để bảo vệ các workbook, sheet và ô dữ liệu.
• Định dạng có điều kiên thay đổi một ô dữ liệu trông như thế nào dựa vào bên trong của nó. Đây là một hướng dẫn Excel toàn diện về cách sử dụng định dạng có điều kiện.

Bạn làm gì để bảo vệ tài liệu kinh doanh thương mại quan trọng khi san sẻ nó ? Hãy cho tôi biết trong phần phản hồi nếu bạn sử dụng những công cụ bảo vệ này hoặc những công cụ khác mà tôi hoàn toàn có thể chưa biết .

Source: https://expgg.vn
Category: Thông tin