Quy trình quản trị kho chuẩn với 7 bước cho những shop kinh doanh nhỏ
Mục lục
1. Quy trình quản lý kho là gì?
Làm theo 15 cách quản lý kho hàng hiệu quả trong bán lẻ sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý các hoạt động của kho từ khi hàng hoá hoặc nguyên vật liệu vào kho cho đến khi xuất hàng đi.
Quy trình quản trị kho cơ bản sẽ gồm có 7 bước : nhập kho, lưu kho, nhặt hàng, đóng gói – xuất kho, hoàn hàng, kiểm hàng và báo cáo giải trình truy thuế kiểm toán .
Tối ưu hoá 7 bước quản trị kho này sẽ giúp bạn tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách và tối ưu khoảng trống tàng trữ của kho hàng .
Quản lý kho thuận tiện với Sapo POS
Không biết sản phẩm & hàng hóa còn bao nhiêu trong shop ? Để thực trạng này tiếp nối hoặc sử dụng ứng dụng quản trị kho Sapo POS để quản trị hàng tồn dư cụ thể, tự động hóa trọn vẹn
Dùng thử miễn phí ngay
2. Tại sao cần có quy trình quản lý kho?
Khi có tiến trình quản trị kho chuẩn, bạn sẽ tối ưu được thời hạn cũng như ngân sách cho việc quản trị tồn dư và giải quyết và xử lý đơn hàng .
- Nhanh chóng chớp lấy số lượng tồn dư của từng mẫu sản phẩm khi có dịch chuyển xuất – nhập hàng .
- Tối đa hoá khoảng trống tàng trữ của kho hàng, giảm thất thoát, hỏng hóc trong quy trình tàng trữ hàng hoá .
- Tối ưu thời hạn nhặt hàng, đóng gói giúp giải quyết và xử lý đơn hàng nhanh gọn, tăng hiệu suất cao bán hàng .
- Giảm tỷ suất hoàn hàng bằng cách quản trị những nguyên do khách trả hàng để giải quyết và xử lý yếu tố tận gốc .
- Quy trình quản trị kho đúng mực thì những báo cáo giải trình kho, báo cáo giải trình lệch giá, lãi lỗ cũng sẽ được đo lường và thống kê 1 cách đúng mực .
Quy trình quản trị kho chuẩn với 7 bước cho những shop kinh doanh nhỏ
3. Quy trình quản lý kho chuẩn cho các shop bán lẻ
Như đã nói ở trên, quá trình quản trị kho sẽ gồm có 7 bước từ nhập kho, lưu kho đến nhặt hàng, đóng gói, trả hàng, kiểm hàng và báo cáo giải trình. Sau đây tất cả chúng ta sẽ đi lần lượt từng bước của quá trình quản trị kho theo ISO và làm thế nào để tối ưu hoá những bước này giúp bạn quản trị kho hàng hiệu suất cao .
Bước 1: Nhập kho
Nhập kho là bước tiên phong trong tiến trình quản trị kho và cũng là bước quan trọng nhất giúp quản trị tồn dư đúng mực .
Để thực thi đúng quá trình nhập kho, bạn cần kiểm tra nhận đúng loại sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời gian .
Nếu không triển khai tráng lệ thì hoàn toàn có thể dẫn đến nhập kho sai, dẫn đến ảnh hưởng tác động tới bước tiếp theo .
Việc nhập kho kỹ càng, cẩn trọng cũng sẽ giúp bạn lọc ra được những loại sản phẩm bị hỏng hóc, tránh được thất thoát, thiệt hại cho shop khi bán hàng sau này .
Để tối ưu được bước nhập kho, khi liên hệ với nhà phân phối, bạn hoàn toàn có thể đưa ra 1 số nhu yếu về đóng gói như :
- Kích thước, khối lượng tối đa của 1 thùng hàng
- Số lượng loại sản phẩm trong 1 thùng
- Vị trí dán nhãn và những thông tin cần có trên nhãn
- …
Trong trường hợp nhà cung ứng không phân phối theo nhu yếu của bạn thì họ cần gửi cho bạn tổng thể những thông tin trên và thời hạn giao hàng trước khi bạn nhập hàng. Từ đó bạn hoàn toàn có thể nhanh gọn bao quát cũng như sắp xếp nhân lực để nhận hàng vào thời hạn tương thích .
Khi nhận hàng, người chuyển giao hàng cần phải có phiếu xuất hàng của nhà sản xuất trong đó thống kê vừa đủ những loại loại sản phẩm và số lượng của từng mẫu sản phẩm, thời hạn xuất hàng cũng như xác nhận của thủ kho phía nhà phân phối .
Người tiếp đón hàng hoá sẽ kiểm tra niêm phong của từng thùng hàng đồng thời kiểm đếm số lượng hàng hoá sau đó cho thực thi xếp dỡ. Cuối cùng, bạn xác nhận số lượng nhận, thực trạng hàng hoá ( mã mẫu sản phẩm, số lô, số sê-ri, … nếu thiết yếu ) vào phiếu và đưa lại cho nhà cung ứng 1 bản .
Quy trình quản trị kho chuẩn với 7 bước cho những shop kinh doanh bán lẻ
Bước 2: Lưu kho
Sau khi nhập kho hàng hoá từ nhà sản xuất, bước tiếp theo trong tiến trình quản trị kho là lưu kho. Sau khi nhận hàng bạn cần sắp xếp hàng hoá vào trong kho sao cho khoa học và hài hòa và hợp lý .
Điều này không chỉ giúp bạn sắp xếp kho nhanh hơn, tối đa hoá khoảng trống kho cũng như thuận tiện tìm kiếm và nhặt hàng khi bán hàng .
Lưu kho là bước dễ bị xem nhẹ trong quy trình quản trị kho, tuy nhiên đây lại là bước giúp tăng hiệu suất cao quản trị kho .
Khi xếp dỡ hàng hoá vào những kệ trong kho, bạn nên xếp cùng 1 mẫu sản phẩm trên cùng 1 ngăn kệ để đỡ mất thời hạn tìm kiếm cũng như hạn chế nhầm lẫn khi nhặt hàng .
Nếu không có nhiều khoảng trống thì hoàn toàn có thể xếp mỗi hàng trong 1 kệ là 1 mẫu sản phẩm khác nhau .
Để tìm hiểu và khám phá kỹ hơn về cách sắp xếp hàng hoá vào kho, tìm hiểu thêm ngay bài viết 5 cách sắp xếp kho hàng này giảm ngay 50 % thời hạn nhặt hàng nhé !
Quy trình quản trị kho chuẩn với 7 bước cho những shop kinh doanh bán lẻ
Bước 3: Nhặt hàng
Nhặt hàng là hành động thu thập hàng trong kho để thực hiện đơn hàng của khách hàng. Đây là bước tốn kém nhất trong quy trình quản lý kho hàng, chiếm khoảng 55% tổng chi phí vận hành kho.
Chính thế cho nên, khi tối ưu được tiến trình này bạn sẽ giảm đáng kể ngân sách đồng thời tăng hiệu suất cao quản trị kho, hạn chế nhầm lẫn hàng hoá, giúp tăng thưởng thức của người mua .
Nếu như bước lưu kho trong tiến trình quản trị kho ở trên được thực thi tốt thì việc nhặt hàng không có gì khó khăn vất vả cả .
Hiện nay, hoàn toàn có thể chia làm 2 cách nhặt hàng đó là nhặt theo đơn hàng và nhặt theo cụm .
Nhặt theo đơn hàng: Khi có đơn hàng, nhân viên bán hàng sẽ in đơn hàng ra và giao cho nhân viên kho để nhặt các sản phẩm có trong đơn hàng. Cách nhặt hàng này sẽ phù hợp với các shop kinh doanh nhỏ, có ít đơn hàng trong ngày.
Nhặt theo cụm: Nhân viên bán hàng sẽ nhóm nhiều đơn hàng với nhau, sau đó xuất ra danh sách các mặt hàng kèm số lượng. Nhân viên kho sẽ nhặt hàng theo số lượng các sản phẩm đó, sau khi hoàn thành mới chia ra các đơn hàng. Cách nhặt hàng này sẽ phù hợp với các shop có nhiều đơn hàng giúp bạn có thể hoàn thành được nhiều đơn hàng cùng lúc.
Nếu sử dụng ứng dụng quản trị kho hàng đơn thuần Sapo POS thì tính năng ghi chú điểm lưu kho sẽ tương hỗ rất hiệu suất cao cho bạn trong quy trình tiến độ quản trị kho .
Ví dụ sản phẩm A, khi sắp xếp vào trong kho, bạn chỉ cần lưu lại vị trí trong kho của sản phẩm đó, ví dụ “Kệ B, hàng 3” hay chỉ đơn giản là “Góc kho cạnh cửa ra vào”,… Sau đó khi nhặt hàng, bạn chỉ cần In hướng dẫn đóng gói của các đơn cần hoàn thành là có ngay vị trí của từng sản phẩm giúp bạn nhặt hàng nhanh chóng.
Phiếu in hướng dẫn đóng gói với điểm lưu hàng của từng mẫu sản phẩm trên Sapo POS .
Bước 4: Đóng gói và xuất kho
Đóng gói là bước tiếp theo trong tiến trình quản trị kho giúp bạn gom lại những loại sản phẩm theo từng đơn hàng sau khi nhặt hàng và sẵn sàng chuẩn bị luân chuyển cho khách. Việc này cần được giải quyết và xử lý cẩn trọng, đúng mực, hạn chế sai sót, nhầm lẫn dễ dẫn đến hoàn hàng .
Quy định đóng gói của mỗi shop hoàn toàn có thể khác nhau nhưng cần cung ứng được 2 mục tiêu quan trọng :
- Đảm bảo bảo đảm an toàn, giảm thiểu tối đa hư hại cho hàng hoá trong quy trình giao vận
- Tối ưu khối lượng của gói hàng để giảm thiểu ngân sách giao hàng
Sau khi triển khai xong đóng gói bạn sẽ giao cho đơn vị chức năng luân chuyển, lúc này hàng hoá sẽ được ghi nhận là đã xuất kho và trừ đi trong số lượng tồn dư .
Bước 5: Hoàn hàng
Đương nhiên không nhà bán hàng nào lại mong ước có bước này, tuy nhiên trong thực tiễn không hề tránh khỏi là vẫn có 1 tỷ suất nhất định số lượng đơn hàng bị trả lại .
Trả hàng là 1 tiến trình khá phức tạp, tuy nhiên có 1 số nguyên tắc về quản trị kho khi trả hàng bạn cần tuân thủ :
- Khách trả hàng cần đúng theo chủ trương trả hàng và nêu rõ nguyên do và những nguyên do trả hàng này cũng cần được ghi lại cẩn trọng để hoàn toàn có thể đưa ra những kiểm soát và điều chỉnh tương thích để giảm tỷ suất hoàn hàng .
- Có pháp luật với những hàng hoá bị trả lại ví dụ : nhập lại vào kho, sửa chữa thay thế, tái chế, tiêu huỷ hay trả lại cho đơn vị sản xuất, …
- Doanh thu, doanh thu của mẫu sản phẩm bị hoàn trả cũng cần phải được khấu trừ tương ứng .
Quy trình quản trị kho chuẩn với 7 bước cho những shop kinh doanh nhỏ
Bước 6: Kiếm hàng
Kiếm hàng là hoạt động giải trí cần được thực thi liên tục chứ không phải 1 năm mới làm 1 lần hoặc chỉ khi nào phát hiện ra yếu tố, thất thoát kho mới triển khai kiếm kho .
Bạn chỉ cần bảo vệ kho luôn sắp xếp ngăn nắp và có 1 quá trình kiểm kê kho hàng hài hòa và hợp lý thì việc kiểm kho sẽ diễn ra trơn tru, nhanh gọn lẹ thôi .
Với sự tương hỗ của 1 ứng dụng quản trị kho sản phẩm & hàng hóa, việc kiểm kê hàng hoá sẽ trở nên đơn thuần hơn rất nhiều. Chỉ với 1 chiếc máy quét mã vạch, bạn quét mã vạch trên từng loại sản phẩm để đếm số lượng thực tiễn có trong kho .
Sau khi triển khai xong kiểm kho, bạn hoàn toàn có thể triển khai cân đối kho để số lượng tồn dư trên ứng dụng được update đúng theo số lượng trong thực tiễn đã kiểm đếm .
Đọc thêm : 10 sai lầm đáng tiếc trong kiểm kê kho và quy trình tiến độ kiểm kê hàng tồn dư chuẩn
Bước 7: Thống kê báo cáo
Các thống kê, báo cáo giải trình kho sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan về quá trình quản trị kho .
Dưới đây là 1 số loại báo cáo giải trình kho cần phải có để bạn hoàn toàn có thể nhìn nhận hiệu suất cao quản trị kho cũng như đưa ra kế hoạch nhập hàng, xả hàng kịp thời, tương thích .
Sổ kho: Quản lý thông tin xuất, nhập, tồn kho
Báo cáo kho: Theo dõi giá trị tồn kho của cửa hàng và các chi nhánh (nếu có)
Báo cáo vượt/dưới định mức: Xem các mặt hàng đang tồn vượt quá định mức hoặc thấp dưới định mức để có kế hoạch xả/nhập hàng phù hợp.
Gợi ý nhập hàng: Các mặt hàng bán chạy hoặc dưới định mức.
Báo cáo kiểm hàng: Quản lý số lượng hàng hoá bị thiếu hụt, hỏng hóc, lý do gây thất thoát.
Phần mềm Sapo với vừa đủ những báo cáo giải trình kho giúp bạn nhanh gọn chớp lấy tình hình kho hàng .
Để quản trị được số lượng nhập – xuất – tồn dư bạn hoàn toàn có thể quản trị bằng sổ sách, excel, tuy nhiên với 1 shop kinh doanh nhỏ, 1 ứng dụng quản trị kho sẽ là trợ thủ không hề thiếu giúp bạn tự động hoá tiến trình quản trị kho .
Phần mềm quản lý kho Sapo POS với đầy đủ các tính năng nhập hàng, ghi chú điểm lưu kho, hướng dẫn đóng gói, hoàn hàng, kiểm hàng,… và hệ thống báo cáo mạnh mẽ giúp bạn nhanh chóng bao quát được tình hình kho hàng cũng như kiểm tra hiệu quả quản lý kho mà không cần mất công ghi chép sổ sách, tính toán hay đau đầu với các hàm excel nữa.
Xem thêm: Tính cách cung Ma Kết theo ngày sinh
Nếu còn do dự về tính năng nào đó hay muốn trực tiếp thưởng thức thì đừng ngần ngại ĐK ngay tại đây để nhận 7 ngày dùng thử trọn vẹn không tính tiền ứng dụng quản trị kho Sapo POS. Bạn sẽ tha hồ mày mò và tự do tận thưởng những quyền lợi mà ứng dụng mang lại !
Trải nghiệm không tính tiền ứng dụng quản trị bán hàng Sapo POS
Dùng thử miễn phí
Source: https://expgg.vn
Category: Thông tin
