Hướng dẫn sử dụng hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel

Các dữ liệu trùng nhau trong Excel đôi khi có thể là vấn đề khiến nhiều người đau đầu, nhất là khi chúng ta đang làm việc trên bảng tính chứa lượng dữ liệu nhiều. Để khắc phục tình trạng này, chúng ta có thể sử dụng hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel để lọc và xóa các dữ liệu bị trùng này.

Nếu bạn vẫn chưa biết cách lọc tài liệu trùng nhau như thế nào, vậy thì hãy tìm hiểu thêm bài viết dưới đây cùng Ben Computer nhé .

Hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel

Các tài liệu trùng nhau trong Excel hoàn toàn có thể là những tài liệu trong cùng một cột hoặc nhiều cột, hoặc hoàn toàn có thể là hàng loạt hàng trong bảng tính .

Lọc và đánh dấu dữ liệu trùng nhau trong cột Excel

Để sử dụng hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong một cột Excel, bạn thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Đầu tiên bôi đen, chọn phần dữ liệu cần lọc trong bảng tính.

Bước 2: Truy cập Home => Conditional Formatting => Highlight Cell Rules => Duplicate Values.

Bước 3: Lúc này trên màn hình sẽ hiển thị hộp thoại Duplicate Values, tại đây trong menu Duplicate ở khung bên trái, click chọn Duplicate. Chọn một màu mà bạn muốn sử dụng để đánh dấu, làm nổi bật các dữ liệu trùng nhau.

Hàm lọc dữ liệu trùng nhau và đánh dấu các dữ liệu này như dưới đây:

Lọc và đánh dấu dữ liệu trùng nhau trong hàng trong Excel

Các bước để sử dụng hàm lọc tài liệu trùng nhau trong những hàng trong Excel phức tạp hơn so với lọc tài liệu trong những cột .
Cho bảng tài liệu như sau :

Thực hiện theo những bước dưới đây :
Trong cột liền kề, tất cả chúng ta sử dụng công thức, hàm Excel dưới đây :

= A2&B2&C2&D2

Kéo công thức này xuống tổng thể những hàng trong bảng tính. Công thức Excel trên tích hợp tổng thể những giá trị ô dưới dạng một chuỗi duy nhất. Ngoài ra tất cả chúng ta cũng hoàn toàn có thể sử dụng hàm Concatenate để nối, phối hợp những chuỗi văn bản .

Bằng cách trên tất cả chúng ta tạo được một chuỗi văn bản duy nhất cho mỗi hàng. Nếu có hàng nào chứa tài liệu bị trùng lặp, những chuỗi được tạo sẽ giống nhau .
Tiếp theo thực thi theo những bước dưới đây để sử dụng hàm lọc tài liệu trùng nhau trong Excel :
Chọn khoanh vùng phạm vi có những chuỗi tích hợp ( E2 : E16 trong ví dụ này ) .

Bước 1: Chọn phạm vi có các chuỗi văn bản được nối bằng hàm Excel ở trên, trong trường hợp này là E2 : E16.

Bước 2: Tiếp theo truy cập Home => Conditional Formatting => Highlight Cell Rules => Duplicate Values.

Bước 3: Trên hộp thoại Duplicate Values hiển thị trên màn hình, chọn giá trị là Duplicate từ menu và chỉ định màu mà bạn muốn sử dụng để đánh dấu các giá trị, dữ liệu trùng nhau.

Trong hộp thoại Giá trị Trùng lặp, hãy bảo vệ rằng Bản sao được chọn và sau đó chỉ định màu mà bạn muốn ghi lại những giá trị trùng lặp .
Lúc này những giá trị trùng nhau trong cột E sẽ được lưu lại và làm điển hình nổi bật .

Trong ví dụ trên, tất cả chúng ta chỉ lọc và ghi lại những tài liệu là những chuỗi mà tất cả chúng ta đã tạo. Để lọc và ghi lại toàn bộ những tài liệu trong tổng thể những hàng trùng nhau, bạn thực thi theo những bước sau :
Trong cột liền kề, nhập công thức dưới đây :

=A2&B2&C2&D2

Kéo công thức trên xuống tổng thể những hàng trong bảng tính. Công thức này nối, tích hợp toàn bộ những giá trị ô dưới dạng một chuỗi duy nhất .
Chọn vùng tài liệu từ A2 : D16 .

Tiếp theo truy cập Home => Conditional Formatting => New Rule.

Trên hộp thoại New Formatting Rule, bạn click chọn Use a formula to determine which cells to format.

Nhập công thức, hàm Countif dưới đây vào khung bên Format values where this formula is true:

=COUNTIF($E$2:$E$16,$E2)>1

Cuối cùng click chọn Format rồi click chọn OK. Công thức hàm Excel trên sẽ lọc và đánh dấu tất cả các hàng có dữ liệu trùng nhau.

Xóa dữ liệu trùng nhau trong Excel

Xóa dữ liệu trùng nhau trong một cột trong Excel

Để xóa những tài liệu trùng nhau trong một cột trong Excel, bạn triển khai theo những bước dưới đây :

Bước 1: Chọn dữ liệu trùng nhau mà bạn muốn xóa.

Bước 2: Truy cập Data => Data Tools => Remove Duplicates.

Bước 3: Trên hộp thoại Remove Duplicates hiển thị trên màn hình:

• Nếu dữ liệu bạn chọn có chứa tiêu đề, đánh tích chọn tùy chọn My data has headers.
• Đảm bảo cột đã được chọn (trong trường hợp này chỉ có một cột được chọn) rồi click chọn OK để áp dụng thay đổi.

Xóa dữ liệu hàng trùng nhau trong Excel

Thực hiện theo những bước dưới đây :

Bước 1: Chọn toàn bộ dữ liệu.

Bước 2: Truy cập Data => Data Tools => Remove Duplicates.

Bước 3: Trên hộp thoại Remove Duplicates hiển thị trên màn hình:

• Nếu dữ liệu bạn chọn có chứa tiêu đề, đánh tích chọn tùy chọn My data has headers.
• Đảm bảo bạn đã chọn tất cả các cột rồi click chọn OK để áp dụng thay đổi.

Như vậy bài viết trên đây Ben Computer vừa hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm lọc dữ liệu trùng nhau trong Excel. Hy vọng với những thủ thuật trên đây sẽ giúp bạn làm chủ được hàm Excel này. Chúc các bạn thành công!

Xem thêm bài viết cùng chủ đề :