7 Nguyên tắc giúp quản lý hệ thống quán cafe hiệu quả

Nhiều người chủ khi mở quán không biết cách quản trị quán cafe như : không trấn áp được lệch giá, ngân sách, nguyên vật liệu. Điều này khiến cho người chủ quán thậm chí còn không hề trấn áp được lệch giá, ngân sách, nguyên vật liệu trong một tháng. Chính việc quản trị như vậy dẫn đến những thất thoát không đáng có, tạo lỗ hổng khiến nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể tận dụng để trục lợi cá thể. Sau đây PosApp xin ra mắt những cách quản trị quán cafe hiệu suất cao .

1/ Chất lượng sản phẩm

Vấn đề về chất lượng loại sản phẩm đi liền với công thức pha chế, mùi vị của món nước cũng như mức độ hài lòng trước và sau khi người mua thưởng thức dịch vụ .

Đảm bảo về chất lượng sản phẩm

Các quán cafe phải bảo vệ và duy trì được giá trị cốt lõi của mình. Đồng thời bảo vệ về chất lượng dịch vụ phải gần như tương tự nhau .

Thời điểm khi vừa mở bán khai trương và sau khi quán hoạt động giải trí được một thời hạn. Hoặc giữa Trụ sở này với Trụ sở khác. Thì chất lượng món nước khi đến tay người mua phải gần như tựa như nhau .

>> Xem thêm: 8 thủ thuật “vàng” giúp tối ưu chi phí vận hành nhà hàng – quán cafe

2/ Quản lý nhân viên

Khi mở một mạng lưới hệ thống, điều tiên phong đó chính là tuyển nhân viên cấp dưới có thái độ tốt. Một nhân viên cấp dưới có ít kinh nghiệm tay nghề, nhiệm vụ trong việc làm hoàn toàn có thể huấn luyện và đào tạo được, nhưng một nhân viên cấp dưới có thái độ không tốt sẽ dẫn đến nhiều hệ luỵ cho quán. Hệ luỵ tiên phong phải kể đến đó là thái độ của nhân viên cấp dưới với người mua, làm mất người mua. Nhiều nhân viên cấp dưới tận dụng lỗ hổng trong quản trị để đánh cắp thời hạn hoặc gây thất thoát cho quán cafe. Vì vậy, điều cần làm là tuyển dụng đúng người có thái độ tốt .

Việc động viên khuyến khích nhân viên cấp dưới cũng quan trọng không kém. Nếu chỉ có lương nhưng không có một hình thức động viên, khen thưởng bằng tiền cũng thuận tiện khiến họ nản mà rời bỏ công ty .

Cách quản lý nhân viên quán cafe hiệu quả

>> Xem thêm: Kinh nghiệm trong tuyển dụng nhân viên quán cafe

3/ Quản lý dòng tiền, doanh thu

Điều cần chăm sóc hơn hết khi mở quán cafe thì quan trọng nhất là doanh thu, nên bạn phải biết cách quản trị thu chi một cách chặc chẽ để không phải hao hụt tài lộc. Bởi vì tiền cũng vẫn là thành phần TT của quán, không có tiền không có lệch giá thì không hề duy trì hoạt động giải trí quán được .

Quản lý thu

Cách quản lý thu cho quán cafe

Đã có rất nhiều trường hợp ở những quán cafe vào mỗi cuối ca kiểm tra lại tiền thì đều bị hụt hoặc dư tiền. Có khá nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này:
• Nhân viên thu ngân thiếu trung thực: để tránh tình trạng này, việc tuyển chọn vị trí thu ngân rất quan trọng. Việc thu ngân lấy bớt tiền của quán là điều có thể xả ra nếu bạn không có những yêu cầu khắt khe trong việc tuyển thu ngân.
• Quên thối tiền thừa lại cho khách: trong những trường hợp quá quán đông khách việc quên thối tiền là điều sẽ xảy ra, nên bạn cũng nên chú ý nhắc nhở nhân viên phải thật cẩn thận, tránh trường hợp khách quay lại đòi tiền. Họ sẽ có cái nhìn không tốt về quán của bạn. 
• Thu nhầm tiền: trường hợp này cũng sẽ hay xảy ra đối với những quán thanh toán hóa đơn thủ công.

Quản lý chi

Cách quản lý chi cho quán cafe

Ở những cửa hàng kinh doanh cafe, nhà hàng, quán ăn ngoài việc quản lý lợi nhuận thu được còn phải tính toán tới việc chi. Bạn phải kiểm soát được bạn chi ra bao nhiêu trong mỗi ngày cửa hàng bạn hoạt động để không dẫn đến việc bị hụt hàng hóa hoặc thu-chi không cân xứng. Một giải pháp toàn diện, tối ưu hóa trong việc bán hàng của bạn là sử dụng phần mềm quản lý quán cafe. Phần mềm phù hợp với tất cả các mô hình kinh doanh cafe hiện nay, giải quyết tất cả những vấn đề trong khâu quản lý của bạn.

>> Xem thêm: 6 Cách tăng năng suất làm việc của nhân viên cafe, nhà hàng

4/ Quản lý nguồn nguyên liệu

Khi kinh doanh thương mại quy mô quán cafe, ngoài ngân sách tiền thuê mặt phẳng thường là tiền nguyên vật liệu. Đây là 2 ngân sách chiếm tỷ trọng lớn nhất. Nếu nhập không đủ sẽ ảnh hưởng tác động đến số lượng đồ ra Giao hàng khách, nếu nhập thừa những nguyên vật liệu khó dữ gìn và bảo vệ thì sẽ rất tiêu tốn lãng phí .

Cách quản lý nguyên liệu quán cafe

Thậm chí ngay cả khi có công thức chế biến với định mức nguyên vật liệu chuẩn cho mỗi món nước, rất khó bảo vệ nhân viên cấp dưới pha chế của mồi quầy sẽ tuân thủ ngặt nghèo khi không có người chủ sát sao bên cạnh .

Nhiều quán cafe khi mở ra dù có doanh số lớn, lượng người mua đông nhưng không trấn áp được lượng nguyên vật liệu khiến nhân viên cấp dưới tận dụng, cấu kết với nhau làm thất thoát đi một lượng lớn lệch giá của chủ quán cafe .

Vậy đâu là cách quản lý quán cafe dành cho bạn?

>> Xem thêm: Quản lý nhân viên quán cafe, trà sữa sao cho hiệu quả

5/ Cách quản lý chuỗi cafe hiệu quả

Hệ thống quản lý quán cà phê hiệu quả

Bạn có thể dễ dàng giải quyết được vấn đề này với phần mềm quản lý quán cafe PosApp mà không cần phải thuê mướn nhân viên  quản lý. Mọi nghiệp vụ từ quản lý nhân viên, quản lý dòng tiền và doanh thu cho đến quản lý, định lượng nguyên vật liệu. Tất cả đều được tích hợp trong phần mềm quản lý quán cafe, nhà quản lý chỉ cần mất 5 phút làm quen với phần mềm là đã có thể sử dụng tất cả các tính năng mà phần mềm đem lại.

Các tính năng cơ bản của phần mềm có thể kể đến như:

5.1/ Phân quyền quản lý nhân viên

Chắc chắn bạn không còn phải lo về yếu tố quản trị nhân viên cấp dưới quán cafe liên tục nữa vì ứng dụng PosApp chỉ phân quyền, và công dụng đến 1 số ít nhân viên cấp dưới nhất định. Việc phân quyền bảo vệ một nhân viên cấp dưới chỉ đảm nhiệm một tính năng nhất định. Ví dụ nhân viên cấp dưới Giao hàng không có tính năng huỷ hoá đơn của người mua, nhân viên cấp dưới thu ngân không hề trả món. Cho dù nhân viên cấp dưới có link với nhau đi nữa thì hàng loạt hoá đơn huỷ, trả món đều được thống kê giúp chủ quán thuận tiện kiểm tra. Quản lý nguyên vật liệu :

Cách quản lý nhân viên quán cafe

PosApp có công dụng quản trị nguyên vật liệu, chỉ cần bạn định lượng nguyên vật liệu cho món, PosApp sẽ quản trị bằng việc trừ những định lượng nguyên vật lượng trong kho. Giúp chủ quán thuận tiện quản trị được lượng hàng tồn, xuất kho .

>> Xem thêm: 13 bước lập chiến lược PR – Marketing Plan & Quảng cáo cho quán Bar – Coffee

5.2/ Kiểm tra tình hình thu-chi của quán cafe

Phần mềm có mạng lưới hệ thống 30 biểu đồ kinh doanh thương mại báo cáo giải trình thu-chi hàng loạt tình hình kinh doanh thương mại cho người quản trị giúp bạn quản trị việc làm kinh doanh thương mại từ xa mọi lúc mọi nơi .

Cách quản lý doanh thu quán cafe

5.3/ Xem order, gọi món, tính tiền online

PosApp lúc bấy giờ có công dụng order từ nhân viên cấp dưới đến nhà bếp hoặc trực tiếp từ điện thoại thông minh của người mua nếu khách có thiết lập ứng dụng và đăng nhập vào wifi của quán. Khi gọi tính tiền, nhân viên cấp dưới chỉ việc sử dụng điện thoại cảm ứng in hoá đơn từ xa giúp việc giao dịch thanh toán nhanh gọn .

5.4/ Cách quản lý quán cafe từ xa

Làm sao để bạn có thể vừa quản lý quán cafe hiệu quả vừa có thể giải quyết những công việc khác? PosApp sẽ chỉ cho bạn một bí quyết nhé! Đó là sử dụng phần mềm quản lý quán cafe. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tương thích với các thiết bị sẵn có như điện thoại, máy tính bảng, máy bàn cho đến các thiết bị chuyên nghiệp như máy POS cầm tay, máy POS thu ngân. Vậy là đi đâu bạn cũng có thể xem các báo cáo tình hình chi tiết của quán. 

Phần mềm quản lý quán cafe từ xa

6/ Đồng bộ hình ảnh thương hiệu quán

Đối với tên thương hiệu cafe có nhiều Trụ sở, điều gì sẽ xảy ra khi nước uống của mỗi Trụ sở trong mạng lưới hệ thống có vị khác nhau, nhân viên cấp dưới mặc đồng phục không giống nhau hay chất lượng Giao hàng mỗi nơi mỗi khác ,. Khách hàng sẽ có một cái nhìn không mấy thiện cảm về tên thương hiệu của bạn .

Hệ thống quản lý quán cà phê phải đồng bộ

Do vậy, việc đồng nhất về ship hàng, thống nhất quá trình như nhau tại toàn bộ những Trụ sở là điều bạn cần làm ngay khi mở màn lan rộng ra kinh doanh thương mại. Những yếu tố từ đồng phục, cách ship hàng, chào hỏi khách, đến tiến trình order, tính tiền, … đều cần phải được chuẩn hóa và vận dụng như nhau tại tổng thể Trụ sở .

Xem thêm: Cách tăng like, tương tác Facebook, Instagram cho cafe, nhà hàng

7/ Đồng bộ dữ liệu khách hàng

Quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả

Để hoàn toàn có thể giữ chân người mua, lúc bấy giờ hầu hết những tên thương hiệu cafe sẽ tạo ra chương trình Membership. Khách hàng sẽ ĐK thông tin cá thể để tạo thẻ thành viên. Những người mua sẽ được tích điểm sau mỗi hóa đơn giao dịch thanh toán và được hưởng những khuyễn mãi thêm từ shop. Việc tích lũy thông tin và đồng nhất tài liệu của người mua, cũng sẽ giúp bạn phân biệt được những người mua thân thương, tiếp tục lui tới từ đó sẽ đưa ra những chương trình khuyến mại tương thích với họ .

Bài viết trên đây, PosApp đã chia sẽ cho bạn những cách quản trị quy mô cafe mang lại hiệu suất cao tối ưu nhất. Chúc bạn thành công xuất sắc !

>> Xem thêm:
• Phần mềm quản lý (chuỗi) quán cafe hơn 23.000 quán sử dụng
• 3 Cách quản lý nhân viên hiệu quả dù bạn đang ở nơi đâu !
• 10 Cách thu hút khách đến quán cafe, nhà hàng hiệu quả 99%