Kinh nghiệm quản lý quán cafe đông khách mỗi ngày

Cách quản trị quán cafe chuyên nghiệp cho quán cafe
Tôi đã quyết định hành động sẽ mở cho mình một cái quán cafe với quy mô không quá lớn. Nhưng nói thì dễ, để mở một quá cafe là cả những chuỗi yếu tố xen kẽ tiếp nối đuôi nhau, chưa kể đến việc quản trị quán cafe sao cho ăn nên làm ra thì cũng khiến người ta ôm đầu tâm lý .
Tôi quyết định hành động đi học hỏi kinh nghiệm tay nghề tương quan đến nhiệm vụ quản trị quán cafe từ một ông anh tên là Hưng, người ta nói ” học thầy không tày học bạn ” mà đúng không .
Chỉ mới 27 tuổi mà anh Hưng đã làm chủ một quán cafe với quy mô không hoành tráng hay hoành tráng nhưng khi nào quán cũng đông khách nườm nượp, cứ hễ tối đến là anh phải kê thêm gần chục cái bàn nữa để khách ngồi .

Quản lý quán cafe và những bài học kinh nghiệm đáng nhớ
Thấy vậy, nên tôi đến quán anh vào ngày trời đẹp nắng, có lẽ rằng cũng đã quá quen nhau rồi, anh mời tôi ngồi, anh không ngần ngại mà san sẻ cho tôi những cách quản trị quán cafe nhỏ của mình. Anh bảo : ” quản trị quán cafe không chỉ gói gọn đơn thuần ở 2 chữ quản trị là xong, mà còn thêm cả nghĩa vụ và trách nhiệm với đứa con niềm tin này của mình nữa ” .

1. Đầu tiên là việc quản lý thu chi nội bộ

Anh bảo rằng khi mở quán thì quan trọng hơn hết là doanh thu, nên anh phải quản trị thu chi nội bộ một cách chặc chẽ để không phải hao hụt tài lộc. Bởi lẽ nói tới lui thì tiền cũng vẫn là TT đầu não của quán, không tiền thì không hề duy trì hoạt động giải trí quán được .

1.1. Quản lý thu – nghiệp vụ quản lý quán cafe

” Khi quản trị quán cafe, anh quản trị thu của cửa tiệm như thế nào ? ” – tôi hỏi. Anh nói về việc thu của quán thì có rất nhiều trường hợp xảy ra, lúc đầu thì anh cũng không rõ nguyên do tại sao có những ngày lại hụt tiền so với tổng bill cuối ngày, có khi lại dư. Sau nhiều lần thì anh đã tìm hiểu và khám phá được nguyên do như sau :

Nhân viên thu ngân không trung thực: trường hợp này mặc dù chưa xảy ra ở quán anh. Nhưng để quản lý quán cafe hiệu quả thì cần lưu ý kỹ vấn đề này, khi tuyển chọn nhân viên thu ngân thì phải cẩn thận. Sẽ rất dễ xảy ra việc nhân viên thu ngân lấy cắp tiền của quán nếu lựa chọn một thu ngân một cách hời hợt.

Quản lý thu chi quán cafe thuận tiện với ứng dụng

Nhận tiền của khách nhưng không đưa lại: vấn đề này có 2 trường hợp xảy ra:

• Thu ngân đã thu tiền của khách nhưng lại không xuất bill trên máy tính tiền quán cafe, cũng không để tiền lại két tính tiền mà lại lấy bỏ túi riêng. Trường hợp này liên quan đến vấn đề thái độ và lòng trung thực của thu ngân.
• Trường hợp thứ 2 đó là thu ngân nhận tiền của khách nhưng lại quên đưa lại tiền thừa cho khách. Đừng nghĩ rằng như vậy sẽ tốt mà, vì mình sẽ dư được tiền. Không đâu, đôi khi khách nhớ là mình quên lấy tiền thừa và quay lại lấy thì quán sẽ bị mang tiếng “lấy tiền thừa của khách” đấy nhé. Bởi nói cách quản lý nhân sự quán cà phê không thể hời hợt được.

Quán quá đông nên thu nhầm tiền, thu thừa tiền, quên thu tiền của khách: Trường hợp này quán của anh cũng đã xảy ra trong những ngày đầu mở quán do dùng phương pháp thanh toán bằng thủ công.

Dễ xảy ra sai sót khi thu ngân vào giờ cao điểm
Nhớ một lần khách vào order 1 ly Cappuchino với giá là 50.000 đ nhưng lại nhớ nhầm giá nên tính cho khách là 65.000 đ. Khi đó phải lật đật trả lại tiền thừa và xin lỗi khách. Còn những ngày đông khách, nhất là buổi tối, thì liên tục mất bill hoặc là tính tiền sót món làm hao hụt nguyên vật liệu và lệch giá của quán .
Từ đó anh chuyển sang dùng ứng dụng tính tiền quán cafe để khắc phục những trường hợp đó. Từ ngày có máy thì anh không còn phải ôm đầu mà tâm lý tại sao lại hụt tiền tại sao lại mất bill hay là mất bàn nữa .
Tôi lia mắt nhìn quanh một vòng trong quán của anh, mặc dầu không phải là buổi chiều tối nhưng kẻ ra người vào liên tục, người uống tại quán, kẻ mua mang đi cứ thế mà tiếp nối nhau. Tôi thật sự nể phục con người anh Hưng, tổng thể mọi điều tương quan đến quán từ set up đến cách quản trị quán cafe đều do một tay anh lo liệu .

Cách quản trị quán cafe hiệu quản với máy tính tiền quán cafe
Đến cả cái phong thái quán, đồ vật trang trí đều do tự tay anh phong cách thiết kế và lựa chọn. Tông màu tint là chủ yếu của quán ( màu thuần khiết pha thêm trắng ) tại cảm xúc ấm cúng và sang trọng và quý phái nhưng lại khiến con người ta có cảm xúc trộn lẫn giữa cái cổ xưa và hiện xen kẽ .

1.2. Quản lý chi – cách quản lý tài chính quán cà phê

Tôi đang thầm vướng mắc : ” Vậy cách quản trị chi nội bộ của quán như thế nào ta ? ” Nhìn thấy vẻ mặt đăm chiêu của tôi, anh ấy cũng hiểu tôi đang nghĩ gì bởi lẽ đã quán thân với nhau rồi. Anh nói : về việc chi của quán anh luôn trấn áp ngặt nghèo phải làm thế nào để tiêu tốn cho hài hòa và hợp lý nhất, giám sát những khoản chi sao cho tương thích và luôn không thay đổi nguồn vốn .
Cụ thể, mỗi ngày thu ngân sẽ kết ca cuối ngày và làm báo cáo giải trình lệch giá hàng ngày để biết ngày hôm nay thu vào bao nhiêu và chi ra bao nhiêu. Sau đó anh sẽ đối soát lại từng số lượng để xem có trừng khớp không. Về phần quản trị nguyên vật liệu quán cafe để pha chế, ví dụ điển hình như những trái cây để làm thức uống nước ép hay là sinh tố sẽ order một cách hài hòa và hợp lý để không phải thừa hay thiếu .

Các ngân sách phát sinh cần được hoạch toán đơn cử
Chặc ! quản trị thu chi nội bộ đã khó khăn vất vả đến vậy rồi còn phải quản trị thêm những cái khác nữa thì nổ não mất. Nhưng ấp ủ rằng mình sẽ làm chủ một quán cafe nên những khó khăn vất vả đó như là chất xúc tác tiếp thêm cho tôi động lực để chinh phục tham vọng hơn .

2. Tiếp đến là cách quản lý nguyên liệu quán cafe

Tôi ngơ ngác hỏi : ” Anh có cách quản trị nguyên vật liệu quán cafe như thế nào để tiết kiệm chi phí được ngân sách không anh ? ”
Anh cười rồi nói tiếp : Về cách quản trị nguyên vật liệu quán cafe phải nói là yếu tố tương đối khó trấn áp với quy mô kinh doanh thương mại đồ uống. Vì nếu bản thân em là người chủ nếu không có kiến thức và kỹ năng và kinh nghiệm tay nghề về pha chế thì sẽ dễ xảy ra trường hợp đặt mua thiếu hoặc dư nguyên vật liệu .
Ví dụ : một ly sinh tố dâu có định lượng là 200 g dâu, và trung bình 1 kg dâu sẽ được 5 ly sinh tố. Một ngày trung bình sẽ bán được 5 ly sinh tố mà em đi đặt tận 2 kg dâu thì sẽ dư .
Ngoài ra, bạn cũng cần học những shopping, quản trị công cụ dụng cụ một cách uyên bác, tìm hiểu thêm thêm ở Ebook sau để có thêm kinh nghiệm tay nghề cho mình nhé .

Tải Ebook miễn phí: Tuyệt chiêu mua sắm công cụ dụng cụ quán cafe chất lượng – giá tốt

Cách quản trị nguyên vật liệu quán cafe một cách hiệu suất cao
Anh tâm sự với tôi vào những ngày đâu mở quán, tính trạng thiếu nguyên vật liệu bán nên khách bỏ đi, hay có những ngày mới bước vào quầy bar là đã thấy có vài loại trái cây bị chuột ăn mất do khâu dữ gìn và bảo vệ chưa được tốt. Bởi nên cách quản trị nguyên vật liệu quán cafe không chỉ ở đó, mình còn phải biết cách dữ gìn và bảo vệ cho thật tốt những nguyên vật liệu :

• Khi đặt hàng nguyên liệu thì nên cân nhắc việc món nào bán chạy và món nào bán chậm. Những món được nhiều người dùng thì sẽ đặt trái cây nhiều, những món bán chậm thì đặt ít thôi. Mỗi cuối ngày kiểm tra lại quầy bar xem món nào thiếu thì đặt để kịp có hàng bán.
• Những ngày thứ 7 và Chủ nhật sẽ đông khách hơn ngày thường, nên tính toán sao cho hợp lý để đặt nhiều nguyên liệu cho 2 ngày cuối tuần đó.
• Trái cây nên luôn luôn được bảo quản trong tủ mát và để những nơi thoáng mát mà cao. Tránh trường hợp có gián và chuột.
• Cuối mỗi ca làm, pha chế phải kiểm tra lại số lượng hàng hóa.

” Nhớ kỹ là yếu tố nguyên vật liệu ảnh hưởng tác động rất nhiều đến việc thu chi nội bộ của quán, cách quản trị nguyên vật liệu quán cafe của em sẽ nói lên được rằng em có nghĩa vụ và trách nhiệm với quán của mình hay không ” – anh dặn dò .

Quản lý ngân sách mua nguyên vật liệu

3. Cách quản lý nhân sự quán cafe khiến khách say lòng

Bỗng nhiên có một khách bước vào, toàn bộ nhân viên cấp dưới trong quán đều cúi đầu và chào ” Em chào anh ạ ! “, một bạn nhân viên cấp dưới Giao hàng hướng dẫn khách đến quầy order món một cách rất sang chảnh, thực sự cách quản trị nhân viên cấp dưới phục của anh khiến người ta chỉ muốn quay lại quán nhiều lần nữa .
Tôi đưa mắt quan sát thấy mỗi nhân viên cấp dưới đều thao tác rất chuyên nghiệp và đặc biệt quan trọng là luôn luôn mỉm cười với khách. Chính bản thân tôi còn phải say lòng với những nụ cười ấy .

Cách quản trị nhân viên cấp dưới Giao hàng khiến khách say lòng
Nhân sự là yếu tố cực kỳ quan trọng trong kinh doanh thương mại đồ uống, thái độ ship hàng, thực trạng bảo vệ chất lượng đồ uống, chất lượng thật sạch của cốc chén là những điều tác động ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận của người mua đến quán cafe của mình. Ở quán, mỗi nhân viên cấp dưới dù ở bất kể vị trí nào thì cũng phải chuẩn bị sẵn sàng tư vấn cho nhau .
Vì vậy hãy đặt ra một bản nội quy, nhu yếu và nghĩa vụ và trách nhiệm thật ngặt nghèo và chi tiết cụ thể cho từng bộ phận, những bộ phân như thu ngân, pha chế, ship hàng, bảo vệ … đều cần có một bản nội quy quyền hạn của mình trong nhiệm vụ quản trị quán cafe .
Việc phân công trách nhiệm và nghĩa vụ và trách nhiệm của từng bộ phận, từng người sẽ khiến mình hoàn toàn có thể thuận tiện nhận ra điểm mạnh điểm yếu của từng nhân viên cấp dưới, từ đó có những sắp xếp tương thích hơn .
Và đừng quên có những chương trình nhìn nhận nhân viên cấp dưới định kỳ theo tháng, theo quý để khen thưởng, tăng lương và xử phạt công minh để thôi thúc niềm tin và nghĩa vụ và trách nhiệm thao tác của mỗi cá thể .

giá thành quản trị nhân viên cấp dưới cũng cần được giám sát

“Điều khiển con người là điều không dễ dàng, mình cần phải biết cách dung hòa cảm xúc. Mỗi người một tính, nên em cần hiểu được từng tính cách nhân viên của mình.

Đối xử công minh với từng người, hãy coi đây là một mái ấm gia đình. Những lúc nhân viên cấp dưới làm sai thay vì la mắng và dùng hình thức trừng phạt thì hãy nhẹ nhàng chuyện trò và cho thời cơ rút kinh nghiệm tay nghề. Đó là cách quản trị nhân sự quán cafe vừa có tâm và đức ” – anh khuyên .

Đọc thêm : Mẫu nội quy quán cafe để quản trị nhân viên cấp dưới chuyên nghiệp

4. Cách quản lý quán cafe từ xa với phần mềm quản lý quán cafe

Làm chủ quả thật không thuận tiện, phải lo toan chu toàn cho cái quán, vậy là tôi đã hiểu dù đã 27 tuổi nhưng ông anh già này của tôi vẫn chưa có một mảnh tình vắt vai. Cũng phải thôi, chỉ mỗi việc quản trị quán cafe nhỏ của mình thì còn đâu thời hạn chú ý đến chuyện đôi lứa .
Nhưng chẳng lẽ cứ ở quán suốt để quản trị quán cafe của mình hay sao. Thế thì nhàm chán mất, đôi lúc cũng cần dành thời hạn để tận thưởng đời sống hơn là việc làm. Vậy phải làm thế nào để chu toàn giữa việc làm và đời sống ?

Quản lý quán cafe với ứng dụng chuyên sử dụng
Tôi được anh Hưng san sẻ cho một tuyệt kỹ đó là dùng ứng dụng quản trị quán cafe, đơn thuần và dễ sử dụng ngay trên chiến điện thoại thông minh hay máy tính là đã hoàn toàn có thể xem được tổng thể những báo cáo giải trình và nhiệm vụ quản trị quán cafe của mình .
Nên mỗi khi anh đi đâu xa thì anh không còn lo ngại như trước đây, mỗi khi muốn kiểm tra tình hình hoạt động giải trí của quán thì anh chỉ cần mở điện thoại thông minh lên và check, sau đó cứ yên tâm tận thưởng. Anh hay dùng ứng dụng quán cafe vì nó dễ thao tác và sử dụng ngay với cả người mù công nghệ tiên tiến, có nhiều báo cáo giải trình chi tiết cụ thể …
Còn bán hàng tại quán, thì lúc đầu anh chỉ dùng excel và sổ sách thôi. Nhưng rất tồn thời hạn còn bị nhầm bill, nhầm bàn, không biết bill này đã tính tiền chưa …
Quản lý nhà hàng quán ăn, quán ăn, quán cafe chuyên nghiệp với Sapo FnB

Dùng thử miễn phí
Nên sau này anh mạnh dạn sắm luôn cho mình cái máy tính tiền quán cafe, từ khi có máy thì việc order diễn ra nhanh gọn, khách không còn phải đợi lâu nữa. Mỗi bạn ship hàng đều được một cái máy tính tiền quán cafe cầm tay, nên cũng tránh được thực trạng không biết còn bàn không, món này còn hay hết .

Ứng dụng công nghệ tiên tiến giúp quán cafe hoạt động giải trí trơn tru hơn
Bởi vậy dù là mở quán cafe nhỏ thôi nhưng cũng vẫn phải ghi nhận chạy theo công nghệ tiên tiến lúc bấy giờ. Máy tính tiền quán cafe giờ đã trở thành một phần thiết yếu .
Bỗng có tiếng chao : ” Xin chào anh chị ạ ! “, tôi giật mình, tiếng chào như thức tỉnh tôi trong cuộc trò chuyện say sưa của 2 đồng đội. Tôi nhìn ra cửa thì trời đã chiều tà, một buổi chiều nhẹ như nhung buông xuống. Tôi đang tính từ giã anh ra về để anh chuẩn bị sẵn sàng ” hốt bạc ” cho buổi tối .
Anh bất chợt bảo : ” Khoan hãy về, anh còn một vài kinh nghiệm tay nghề quản trị quán cafe muốn chỉ em, nghe xong rồi về cũng không muộn ” .
Hướng dẫn quản lý quán cafe bằng phần mềm Sapo FnB
Thiết lập thông tin, quản trị nguyên vật liệu, nhân viên cấp dưới, lên order, quản trị lệch giá theo ngày

👉 XEM NGAY

5. Một số kinh nghiệm quản lý quán cà phê

Để tạo ấn tượng với người mua và khiến người mua quay lại với quán thì cần nhớ những kinh nghiệm tay nghề quản trị quán cafe sau đây, tuy li ti nhưng sẽ để lại ấn tượng mạnh cho khách đó .

• Phục vụ thêm nước mát 

Khách hàng thích được chăm sóc. Và toàn bộ tất cả chúng ta đều thích những thứ không lấy phí. Chỉ đơn thuần là mời 1 ly nước mát trong thời hạn chờ đón, người mua chắc như đinh sẽ ấn tượng vì sự chuyên nghiệp và thân thiện, hay lâu lâu thì dạo một vòng châm thêm trà cho khách ví dụ điển hình .

• Kiên nhẫn khi khách gọi đồ:

Quán café là nơi để người mua thưởng thức, thư giãn giải trí. Vì vậy đừng tỏ ra lo ngại khi khách gọi đồ lâu. Thay vì vậy, hãy gợi ý đồ uống cho khách, tư vấn cho họ đâu là món đặc trưng của quán, món nào tương thích với nhu yếu của họ. Không những giúp người mua chọn được đồ uống nhanh hơn mà cách này còn giúp người quản trị quán cafe biểu lộ sự chu đáo và nhiệt tình .

• Dắt xe cho khách:

Thông thường, quán nên có bảo vệ để trông giữ xe và dắt xe cho khách. Tuy nhiên, nếu quán chưa có bảo vệ và mình đang rảnh rỗi, mình hoàn toàn có thể tự tay dắt xe cho khách .

Nâng cao chất lượng dịch vụ nhờ giảng dạy nhân viên cấp dưới chuyên nghiệp
Chắc chắn hạnh động này sẽ khiến người mua cảm động vì sự nhã nhặn của mình và ăn được điểm tốt trong mắt người mua. Thử nghĩ xem, có những cô gái chân yếu tay mềm dắt xe không nổi, mình ra dắt giùm thì sẽ được ăn được điểm rất cao trong phong thái quản trị quán cafe .

• Ghi nhớ tên khách hàng thân thiết

Khi một nhân viên cấp dưới nhớ tên người mua, thậm chí còn là sở trường thích nghi, thói quen của họ, vị khách sẽ cảm thấy được coi trọng và gắn bó với quán lâu hơn. Chẳng hạn : “ Chào chị Lan, chị vẫn dùng sinh tố bơ như mọi lần chứ ạ ? ” Họ sẽ cảm thấy mình quan trọng và được chăm sóc nên mới được nhớ tên và sở trường thích nghi như vậy. Họ sẽ chẳng ngại ra mắt quán cafe của mình cho bè bạn, người thân trong gia đình .

• Thường xuyên cập nhập những loại đồ uống mới

Nếu chỉ sử dụng duy nhất một menu cho quán thôi thì vĩnh viễn sẽ tạo cảm xúc nhàm chán cho người mua. Để quản trị quán cafe hiệu suất cao, mình cần refresh cho quán bằng cách tiếp tục update những đồ uống mới, hoặc hoàn toàn có thể thử pha chế món uống cũ theo một phong thái mới, cách trang trí món ăn mới để níu chân họ ở lại quán .

Cập nhật đồ uống mới lôi cuốn người mua tới quán

• Quảng cáo – cách quản trị quán cafe hiệu suất cao

Hiện nay, rất nhiều chủ tiệm kinh doanh thương mại quán café lựa chọn quảng cáo cho quán của mình qua mạng xã hội như Facebook, instagram hoặc báo điện tử, …
Thông qua đó, những quảng cáo này sẽ gợi nhớ và kích thích sự tò mò và lôi cuốn thêm nhiều người mua mới. Anh liên tục đăng bài, duy trì việc tương tác với người mua trên những kênh mang xã hội để tên thương hiệu như một người bạn thân thiện bên cạnh họ .
Nội dung đăng tải cần phong phú : bài viết về mẫu sản phẩm, khoảng trống quán, review của người mua, nội dung vui chơi vui tươi, những chương trình khuyến mại hoặc hoạt động giải trí của quán .

Thường xuyên update món ăn mới giúp lôi cuốn người mua

• Luôn đảm bảo vệ sinh

Không người mua nào muốn uống trong những ly bẩn hay phát hiện sợi tóc trong ly. Một quầy bar bừa bộn cũng khiến người mua có ấn tượng xấu về quán. Những việc tất cả chúng ta nên cải tổ : luôn rửa sạch ly cốc, giữ nơi pha chế thật sạch, vệ sinh dụng cụ pha chế liên tục .
Không gian quán cafe như bàn và ghế cũng phải luôn được vệ sinh và sắp xếp ngăn nắp. Đây là nhiệm vụ quản trị quán cafe cơ bản cần nắm vững .

• Luôn giữ thái độ phục vụ niềm nở

Hãy luôn thân thiện, nhiệt tình khi khách đến, cúi chào, nói lời cảm ơn khi khách rời đi, chỉ là những hành vi nhỏ nhưng biểu lộ cách ứng xử có văn hóa truyền thống của quán .

Đào tạo nhân viên cấp dưới giữ thái độ niềm nở khi Giao hàng người mua

• Thanh toán nhanh và chính xác

Việc giao dịch thanh toán gần như là một bước cực kỳ quan trọng trong quy trình gây ấn tượng với người mua về quán của tất cả chúng ta. Dù có đồ uống ngon và Giao hàng tốt nhưng khâu giao dịch thanh toán có yếu tố, người mua vẫn sẽ ra về với tâm trạng không tự do và để lại ấn tượng xấu .
Hãy góp vốn đầu tư thêm máy tính tiền quán cafe để giúp cho việc thanh toán giao dịch thuận tiện hơn và nhanh gọn hơn. Và mình cũng quản trị quán cafe thuận tiện, tránh hao hụt thất thoát nữa .
Tôi từ giã anh ra về, trong đầu đã tường tận mọi yếu tố vê nhiệm vụ quản trị quán cafe. Phố đêm cũng đã khởi đầu lên đèn, hai bên đường những quán cafe cũng đã dần đông khách, trước đây tôi tâm lý rằng mở quán cafe là một vốn bốn lời nên người ta cứ rần rần đua nhau mở quán .

Đọc thêm: Kinh nghiệm lựa chọn máy tính tiền quán cafe giúp bạn ăn nên làm ra

Quán cafe được quản lý tốt gây ấn tượng sâu sắc trong tâm trí khách hàng

Nhưng sau khi được nghe những san sẻ về cách quán lý quán cafe của anh Hưng thì tôi lại tâm lý khác, một vốn bốn lời là so với những ai biết cách quản trị quán cafe của mình hiệu suất cao và để lại ấn tượng trong lòng người mua thì người ta mới đến ầm ầm, chứ mở ra rồi để đó không tìm cách tăng trưởng thì chỉ 1 tháng là đã đóng cửa vì không đủ vốn để hoạt động giải trí .
Hi vọng qua những san sẻ trên sẽ giúp bạn có được những kinh nghiệm tay nghề quản trị quán cafe hiệu suất cao. Tôi mong rằng những san sẻ trên sẽ tiếp thêm động lực cho bạn, hãy theo đuổi đam mê của mình nhé. Dù khó khăn vất vả, nhưng khi vượt qua được, thì bạn đã thành công xuất sắc rồi đấy !

Source: https://expgg.vn
Category: Thông tin