Bạn sưu tầm hoặc tạo khá nhiều file Word với nội dung xoay quanh một chủ đề nào đó. Làm thế nào để hệ thống hóa những file này lại để thuận tiện tra cứu và quản trị ? Giải pháp là tạo ra một tài liệu chính ( master document ) tựa như như một home page so với một website .Một tài liệu chính là một tập tin Word có chứa link đến một tập hợp khác, những tập tin Word riêng không liên quan gì đến nhau, được gọi là những tài liệu phụ. Nội dung của những tài liệu phụ này không đưa vào tài liệu chính, mà tài liệu chính chỉ chứa những link đến những tài liệu phụ. Điều này được cho phép bạn chỉnh sửa những tài liệu phụ riêng không liên quan gì đến nhau. Bất kỳ biến hóa nào được thực thi trên tài liệu phụ sẽ được tự động hóa update trên tài liệu chính. Nếu có nhiều người thao tác trên một tài liệu duy nhất, một tài liệu chính được cho phép bạn gửi những phần khác nhau của tài liệu đến những người dùng khác nhau .1. Tạo ra một tập tin tài liệu chính ngay từ đầu
Nếu muốn tạo ra một tài liệu chính mà chưa có những tài liệu phụ tương quan, bạn hãy tạo ra một tập tin Word mới và lưu nó với một tên bất kể ( nhưng quan tâm nên đặt tên sao cho dễ nhận ra nó là tập tin tài liệu chính ) .
Tiếp theo, bạn vào thẻ View và bấm nút Outline trên thanh ribbon của Word 2010, nhập vào tiêu đề cho tài liệu ở dạng phác thảo, sử dụng những tùy chọn từ list Show Level và những mũi tên màu xanh trong phần Outline Tools để đổi khác Lever của những nhóm .
Khi đã nhập vào tổng thể những đề mục phác thảo, bấm nút Show Document trong phần Master Document. Lúc này, 1 số ít tùy chọn sẽ có hiệu lực hiện hành trên thanh ribbon, bạn chỉ cần bấm Crtl + A để chọn hàng loạt những đề mục, sau đó bấm Create trong phần Master Document .
Bấm vào Create nằm ở góc trái phía trên để chọn hàng loạt nội dung trong khung riêng của nó. Sau cùng, lưu tập tin tài liệu chính một lần nữa .
Mỗi khung trong tài liệu tổng thể sẽ trở thành một tập tin riêng biệt (Word sẽ tự động tạo ra các tập tin này). Tên của nhóm đầu tiên trong mỗi hộp trong tài liệu chính được sử dụng như tên tập tin cho mỗi tập tin phụ.
Để trở lại giao diện trước đó, hãy bấm vào Close Outline View. Để thêm một bảng nội dung vào tài liệu chính, hãy đặt con trỏ vào dòng đầu của tài liệu và chọn thẻ References. Tiếp theo, bấm vào Table of Contents sau đó chọn một trong những tùy chọn bảng nội dung có trong list. Để xem những phần ngắt trang ( breaks ) hiện có của tài liệu khi tạo ra những tài liệu phụ, bạn chọn thẻ trang chủ sau đó bấm vào Paragraph symbol trong phần Paragraph .
Lưu ý : khi tạo ra một tài liệu chính ngay từ đầu, Word sẽ tự động hóa ngắt đoạn liên tục trước và sau mỗi tài liệu phụ mà bạn tạo ra, nghĩa là không có ngắt trang trong tài liệu. Bạn hoàn toàn có thể thuận tiện đổi khác kiểu của từng ngắt đoạn .
2. Tạo một tài liệu chính chứa các tập tin Word sẵn có
Nếu đang có 1 số ít tài liệu rời rạc và muốn tạo ra một tập tin tài liệu tổng thể và toàn diện, bạn hoàn toàn có thể tạo ra một tập tin tài liệu mới và chèn những tài liệu hiện có như những tài liệu phụ. Để làm điều này, tiên phong, bạn sẽ tạo ra một tài liệu Word mới tương tự như như những bước trên .
Chọn thẻ View sau đó bấm vào nút Outline trong phần Document Views, các chức năng trong thẻ Outlining sẽ có hiệu lực. Bấm vào Show Document trong phần Master Document để kích hoạt các tùy chọn bổ sung. Để thêm một tập tin tài liệu phụ vào tập tin tài liệu chính, bạn bấm nút Insert sau đó chọn tập tin tài liệu muốn bổ sung. Lưu ý, để tiện cho việc quản lý và sử dụng, bạn nên chép tất cả các tập tin tài liệu phụ vào cùng thư mục với tập tin tổng thể.
Nếu những tài liệu phụ có style khác với tài liệu chính, bạn sẽ nhận được một hộp thông tin và chỉ cần bấm Yes to All để xác nhận. Việc này sẽ giúp tổng thể những style trong tài liệu phụ trở nên tương thích với style trong tài liệu chính. Lập lại bước trên để chèn tiếp những tập tin tài liệu phụ khác vào tập tin tài liệu chính. Khi kết thúc, bạn hoàn toàn có thể thu gọn những tài liệu phụ bằng cách bấm vào Collapse Subdocuments. Sau cùng, bấm nút Save để lưu lại những đổi khác trong tài liệu chính .
Lưu ý, đường dẫn khá đầy đủ đến những tập tin tài liệu phụ sẽ được hiển thị trong mỗi khung tương ứng. Để xem nội dung của một tập tin tài liệu phụ bạn bấm đôi vào hình tượng tài liệu ở góc trên bên trái, hoặc bấm giữ phím Ctrl sau đó bấm chuột trái vào link của nó trong tài liệu chính .
Để xem tài liệu chính không ở dạng phác thảo, bạn chọn thẻ View và bấm vào Print Layout hoặc những tùy chọn xem tài liệu khác trong phần Document Views. Bên cạnh đó, bạn cũng hoàn toàn có thể thuận tiện tạo ra những bảng nội dung cho tài liệu tương tự như như đã trình diễn với thao tác tạo tập tin tài liệu chính ngay từ đầu .
Source: https://expgg.vn
Category: Thông tin
