Cách tạo Pivot Table trong Excel từ cơ bản đến nâng cao để tóm tắt, phân tích big data

Pivot Table của Excel là một trong những công cụ can đảm và mạnh mẽ nhất hoàn toàn có thể giúp bạn tóm tắt và nghiên cứu và phân tích những tập dữ liệu lớn một cách hiệu suất cao .
Pivot Table là một trong những công cụ tóm tắt dữ liệu can đảm và mạnh mẽ và hữu dụng nhất trong Excel được cho phép bạn nhanh gọn tóm tắt, sắp xếp, tổ chức triển khai lại, nghiên cứu và phân tích, nhóm, đếm những tập dữ liệu lớn .
Nó được cho phép bạn kiểm tra tài liệu được tàng trữ trong bảng để xem từ những góc nhìn khác nhau và hiểu rõ ràng về những tập dữ liệu lớn .
Hướng dẫn này sẽ cung ứng cho bạn hướng dẫn từng bước về cách tạo và sử dụng bảng tổng hợp trong Excel .

Tổ chức dữ liệu của bạn

Để tạo Pivot Table, tài liệu của bạn phải có cấu trúc bảng hoặc cơ sở tài liệu. Vì vậy, bạn cần tổ chức triển khai tài liệu của mình thành những hàng và cột. Để quy đổi khoanh vùng phạm vi tài liệu của bạn thành một bảng, hãy chọn toàn bộ tài liệu, chuyển đến tab ‘ chèn ’ và nhấp vào ‘ bảng ’. Trong hộp thoại ‘ tạo bảng ’, nhấp vào ‘ OK ’ để quy đổi tập dữ liệu thành bảng .

Sử dụng bảng Excel làm tập dữ liệu nguồn để tạo Pivot Table. Khi bạn thêm hoặc xóa những mục nhập trong bảng Excel, tài liệu trong pivot sẽ update cùng với nó .Giả sử bạn có một tập dữ liệu lớn như hình dưới đây, nó gồm có hơn 500 bản ghi và 7 trường. Ngày, khu vực, loại nhà kinh doanh nhỏ, công ty, số lượng, lệch giá và doanh thu .

Chèn Pivot Table

Đầu tiên, hãy chọn tổng thể những ô có chứa tài liệu và chuyển đến tab ‘ chèn ’ và nhấp vào ‘ PivotChart ’. Sau đó, chọn tùy chọn ‘ PivotChart và PivotTable ’ từ trình đơn thả xuống .

Hộp thoại tạo PivotTable sẽ mở ra. Excel sẽ tự động hóa xác lập và điền vào khoanh vùng phạm vi đúng chuẩn trong ‘ trường Bảng / khoanh vùng phạm vi ’, nếu không, hãy chọn đúng bảng hoặc khoanh vùng phạm vi ô. Sau đó chỉ định vị trí đích cho bảng tổng hợp Excel của bạn, nó hoàn toàn có thể là ‘ trang tính mới ’ hoặc ‘ trang tính hiện có ’ và nhấp vào ‘ OK ’ .

Nếu bạn chọn ‘ trang tính mới ’, một trang tính mới với bảng tổng hợp trống và biểu đồ tổng hợp sẽ được tạo trong một trang tính riêng không liên quan gì đến nhau .

Tạo Pivot Table của bạn

Trong trang tính mới, bạn sẽ thấy một bảng tổng hợp trống ở phía bên trái của hành lang cửa số Excel và ngăn ‘ trường bảng tổng hợp ’ ở cạnh bên phải của hành lang cửa số Excel, tại đây, bạn sẽ tìm thấy tổng thể những tùy chọn để định thông số kỹ thuật Pivot Table của bạn .
Ngăn trường PivotTable được chia thành hai phần ngang : Phần trường ( đầu ngăn ) và phần sắp xếp ( cuối ngăn )

• Phần trường liệt kê tất cả các trường (cột) mà bạn đã thêm vào bảng của mình. Các tên trường này là tất cả các tên cột từ bảng nguồn của bạn.
• Phần bố cục có 4 khu vực tức là bộ lọc, cột, hàng và giá trị, bạn có thể sắp xếp và bố trí lại các trường.

Thêm trường vào Pivot Table

Để tạo Pivot Table, hãy kéo và thả những trường từ phần trường vào những vùng của phần bố cục tổng quan. Bạn cũng hoàn toàn có thể kéo những trường giữa những khu vực .

Thêm hàng

Chúng tôi sẽ mở màn bằng cách thêm trường ‘ Công ty ’ vào phần ‘ hàng ’. Thông thường, những trường không phải số được thêm vào vùng hàng của Bố cục. Chỉ cần kéo và thả trường ‘ comapny ’ vào vùng ‘ hàng ’ .

Tất cả những tên công ty từ cột ‘ công ty ’ trong bảng nguồn sẽ được thêm dưới dạng những hàng trong bảng tổng hợp và chúng sẽ được sắp xếp theo thứ tự tăng dần, nhưng bạn hoàn toàn có thể nhấp vào nút thả xuống trong ô nhãn hàng để đổi khác thứ tự .

Thêm giá trị

Bạn đã thêm một hàng, giờ đây hãy thêm một giá trị vào bảng đó để biến nó thành một bảng một chiều. Bạn hoàn toàn có thể tạo bảng tổng hợp một chiều bằng cách chỉ thêm hàng hoặc nhãn cột và những giá trị tương ứng của chúng vào những vùng. Vùng giá trị là nơi những phép tính hoặc giá trị được tàng trữ .

Trong ảnh chụp màn hình ví dụ trên, chúng tôi có một hàng công ty, nhưng chúng tôi muốn tìm hiểu tổng doanh thu của mỗi công ty. Để có được điều đó, chỉ cần kéo và thả trường ‘doanh thu’ vào hộp ‘giá trị’.

Nếu bạn muốn xóa bất kể trường nào khỏi phần khu vực, chỉ cần bỏ chọn hộp bên cạnh trường trong phần trường .
Bây giờ, tất cả chúng ta có một bảng một chiều về những công ty ( nhãn hàng ) cùng với tổng doanh thu .

Thêm cột

Bảng hai chiều

Các hàng và cột phối hợp với nhau sẽ tạo ra một bảng hai chiều và điền vào những ô bằng thứ ba của giá trị. Giả sử bạn muốn tạo Pivot Table bằng cách liệt kê tên công ty dưới dạng hàng và sử dụng những cột để hiển thị ngày và điền vào những ô có tổng doanh thu .
Khi bạn thêm trường ‘ ngày ’ vào vùng ‘ cột ’, Excel sẽ tự động hóa thêm ‘ hàng quý ’ và ‘ năm ’ vào những trường cột, để giám sát và tóm tắt tài liệu tốt hơn .

Bây giờ, tất cả chúng ta có bảng hai chiều với ba chiều giá trị .

Thêm bộ lọc

Trong trường hợp bạn muốn lọc ra tài liệu theo ‘ vùng ’, bạn hoàn toàn có thể kéo và thả trường ‘ vùng ’ vào vùng lọc .

Điều này thêm một trình đơn thả xuống phía trên Bảng Pivot của bạn với ‘ trường bộ lọc ’ đã chọn. Cùng với đó, bạn hoàn toàn có thể lọc ra lệch giá của những công ty hàng năm theo khu vực .
Theo mặc định, tổng thể những vùng đều được chọn, bỏ chọn chúng và chỉ chọn vùng bạn muốn lọc tài liệu. Nếu bạn muốn lọc bảng theo nhiều mục nhập, hãy chọn hộp kiểm bên cạnh ‘ chọn nhiều mục ’ ở cuối trình đơn thả xuống. Và chọn nhiều vùng .

Kết quả :

Sắp xếp

Nếu bạn muốn sắp xếp giá trị bảng theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần, hãy nhấp chuột phải vào bất kể ô nào bên trong cột tổng doanh thu, sau đó lan rộng ra ‘ sắp xếp ’ và chọn thứ tự .

Kết quả :

Phân nhóm

Giả sử bạn có tài liệu được liệt kê theo tháng trong Pivot Table nhưng bạn không muốn xem tài liệu đó hàng tháng, thay vào đó, bạn muốn sắp xếp lại tài liệu thành những quý kinh tế tài chính. Bạn hoàn toàn có thể làm điều đó trong bảng tổng hợp của mình .

Đầu tiên hãy chọn những cột và nhấp chuột phải vào nó. Sau đó, chọn tùy chọn ‘ nhóm ’ từ trình đơn thả xuống .

Trong hành lang cửa số nhóm, hãy chọn ‘ Quarters ’ và ‘ năm ’, vì chúng tôi muốn chúng được tổ chức triển khai thành những quý kinh tế tài chính hàng năm. Sau đó, nhấp vào ‘ OK ’ .

Giờ đây, tài liệu của bạn được sắp xếp thành những quý kinh tế tài chính hàng năm .

Cài đặt trường giá trị

Theo mặc định, Pivot Table tóm tắt những giá trị số bằng hàm Sum. Nhưng bạn hoàn toàn có thể đổi khác kiểu giám sát được sử dụng trong vùng giá trị .
Để biến hóa công dụng tóm tắt, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ dữ liệu nào trong bảng, nhấp vào ‘ tóm tắt những giá trị theo ’ và chọn tùy chọn của bạn .

Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh ‘ tổng của .. ’ trong vùng giá trị của phần trường và chọn ‘ setup trường giá trị ’ .

Trong ‘ setup trường giá trị ’, hãy chọn tính năng tóm tắt tài liệu của bạn. Sau đó, nhấp vào ‘ OK ’. Ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đang chọn ‘ đếm ’ để đếm số lượng doanh thu .

Kết quả :

Pivot Table của Excel cũng được cho phép bạn hiển thị những giá trị theo nhiều cách khác nhau, ví dụ điển hình như hiển thị tổng số dưới dạng Tỷ Lệ hoặc tổng số cột dưới dạng Tỷ Lệ, giá trị thứ tự từ nhỏ nhất đến lớn nhất và ngược lại, …
Để hiển thị những giá trị dưới dạng tỷ suất Tỷ Lệ, hãy nhấp chuột phải vào bất kể đâu trên bảng, sau đó nhấp vào ‘ hiển thị giá trị dưới dạng ’ và chọn tùy chọn của bạn .

Khi chúng tôi chọn ‘% của tổng số cột’, kết quả sẽ như thế này,

Làm mới Pivot Table

Mặc dù báo cáo giải trình Pivot Table là động, khi thực thi những đổi khác trong bảng nguồn, Excel không tự động hóa làm mới tài liệu trong bảng tổng hợp. Nó cần được ‘ làm mới ’ theo cách thủ công bằng tay để update tài liệu .
Nhấp vào bất kể đâu trong Pivot Table và chuyển đến tab ‘ Phân tích ’, nhấp vào nút ‘ làm mới ’ trong nhóm tài liệu. Để làm mới Pivot Table hiện tại trong trang tính, hãy nhấp vào tùy chọn ‘ làm mới ’. Nếu bạn muốn làm mới tổng thể những Pivot Table trong sổ thao tác, hãy bấm vào ‘ làm mới tổng thể ’ .
Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể nhấp chuột phải vào bảng và chọn tùy chọn ‘ làm mới ’ .

Source: https://expgg.vn
Category: Thông tin