Các Phương Pháp Quản Lý Kho Hàng Hiệu Quả, Khoa Học

• Làm sao để bám sát được số lượng sản phẩm & hàng hóa tàng trữ, cân đối lượng nhập và xuất kho để có kế hoạch kinh doanh thương mại đúng đắn ?
• Làm sao để đảm bảo hàng luôn được xuất đi kịp thời, không bị hết hạn, lỗi thời?
• Làm sao có thể xác định chính xác vị trí của từng mặt hàng, xuất hàng đi nhanh chóng nhất khi có yêu cầu?
• Và làm sao để loại bỏ nguy cơ thất thoát hàng hóa đối với kho lưu trữ?

Nghe có vẻ như khó khăn vất vả. Nhưng nếu biết được cách quản trị kho sản phẩm & hàng hóa hiệu suất cao, bạn sẽ tiết kiệm ngân sách và chi phí được rất nhiều ngân sách, cũng như xử lý được những yếu tố nêu trên một cách thuận tiện, góp thêm phần đưa doanh nghiệp tăng trưởng vững chắc .

Dưới đây là tập hợp một số kỹ năng, kinh nghiệm quản lý kho hàng trong lĩnh vực lưu trữ, có thể áp dụng cho cả kho hàng lớn hoặc nhỏ, kho thành phẩm hoặc kho nguyên vật liệu. Nếu đơn vị của bạn đang có một kho chứa hàng, thì đây chính là chìa khóa để bạn nâng hiệu quả quản lý kho hàng lên một cấp độ mới!

Quản lý kho hàng là gì?

Quản lý kho hàng là tổng hợp những việc làm tương quan tới công tác làm việc tổ chức triển khai, sắp xếp và giám sát kho tàng trữ sản phẩm & hàng hóa .Thông qua hoạt động giải trí quản trị kho, chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể update kịp thời tình hình kinh doanh thương mại, chất lượng cũng như số lượng sản phẩm & hàng hóa tàng trữ. Căn cứ vào đó để có kế hoạch cân đối xuất nhập hàng vừa đủ, không quá ít cũng không quá nhiều, bảo vệ sự liên tục và không thay đổi cho hoạt động giải trí sản xuất và phân phối sản phẩm & hàng hóa trên thị trường .Việc quản trị kho nếu được triển khai xuyên suốt và có khoa học còn giúp tăng cường sự bảo đảm an toàn trong dữ gìn và bảo vệ sản phẩm & hàng hóa, tận dụng tốt cơ sở vật chất, tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách góp vốn đầu tư cũng như tăng lệch giá cho doanh nghiệp về lâu dài hơn .

Các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả

1 / Áp dụng chiêu thức FIFO hoặc LIFO

FIFO là LIFO là hai thuật ngữ thông dụng trong nghành quản trị hàng tồn dư .Theo đó FIFO ( first in – first out ) có nghĩa những hàng hóa nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất ra trước. Thường vận dụng so với những mẫu sản phẩm có đặc thù thời hạn ngắn như thực phẩm, bánh kẹo, đồ thời trang theo mốt, mẫu sản phẩm công nghệ tiên tiến, … Cần ưu tiên sắp xếp những ô kệ thông thoáng khoa học, được cho phép xuất nhập hàng thuận tiện tiếp tục .Trong khi đó, LIFO ( Last In, First Out ) thì trọn vẹn ngược lại. Các mẫu sản phẩm mới vừa nhập vào sẽ được xuất đi trước để bảo vệ update thời giá, cân đối chi phí sản xuất và bán hàng tương thích, thường vận dụng với những nguyên vật liệu hoàn toàn có thể tồn dư vĩnh viễn như vật tư thiết kế xây dựng .

Tìm hiểu chi tiết tại: Khái niệm FIFO LIFO và tầm quan trọng trong quản lý kho hàng.

2 / Quy hoạch kho theo từng khu vực

Việc quy hoạch kho tàng trữ nên được tiến hành ngay từ đầu để tránh mất thời hạn soạn hàng và tiêu tốn lãng phí khoảng trống về sau. Theo đó sản phẩm & hàng hóa cần được sắp xếp theo từng khu vực ngăn nắp dựa theo đặc thù sản phẩm & hàng hóa, mức độ xuất nhập hàng .Ví dụ, cần sắp xếp hàng cố định và thắt chặt ở phía trong hoặc tầng cao, còn hàng xuất nhập liên tục nên được đặt ở những tầng thấp, gần cửa ra vào. Lưu hàng thực phẩm ở riêng một khu, hàng máy móc thiết bị một khu, …. đặc biệt quan trọng hàng hóa chất để ở vị trí riêng không liên quan gì đến nhau, không lẫn lộn sẽ làm ảnh hưởng tác động đến chất lượng những loại hàng khác, …Tổ chức quản trị kho hàng chuyên nghiệp phải phong cách thiết kế lối đi thuận tiện cho những thiết bị nâng dỡ hoàn toàn có thể tiếp cận sản phẩm & hàng hóa thuận tiện .Đồng thời địa thế căn cứ vào sắp xếp này để dán những bảng hướng dẫn đơn cử, giúp những bộ phận khác hoàn toàn có thể tiếp cận ngay khi thiết yếu .

3/ Sắp xếp theo mã SKU

SKU là viết tắt của cụm từ Stock Keeping Unit, được hiểu ngắn gọn là Mã sản phẩm & hàng hóa. Sắp xếp theo SKU có nghĩa là địa thế căn cứ vị trí tàng trữ hàng cũng như đặc thù mà đặt tên cho sản phẩm & hàng hóa, thường là một chuỗi những ký tự ( gồm có chữ và số ). Sao cho khi nhìn vào chuỗi này, hoàn toàn có thể xác lập ngay vị trí của hàng .Ví dụ, một mẫu sản phẩm thời trang lưu tại khu A, kệ 1, tầng 02, ô 17, màu đỏ dành cho nữ hoàn toàn có thể có mã SKU là A10217DNu. Cách đặt tên mã này không có tiêu chuẩn đơn cử, do mỗi doanh nghiệp tự quy ước sao cho dễ hiểu và thuận tiện nhất trong quy trình quản trị. Tuy nhiên cần hạn chế sử dụng những chữ hoặc số dễ nhầm lẫn như số 0 và chữ O, chữ L thường và i inh hoa. Chữ có dấu, dấu cách, ký hiệu như /, \, .. cũng cần tránh vì hoàn toàn có thể làm file excel hoặc ứng dụng bị lỗi khi nhập liệu .

Tham khảo ngay: 20 kinh nghiệm hay về cách sắp xếp kho hàng khoa học và tối ưu

4/ Lên sơ đồ lưu trữ để dễ kiểm soát

Sơ đồ quản trị kho hàng là gì ? Đó là là bản vẽ thu nhỏ biểu lộ tổng quan kho hàng của bạn. Nhìn vào sơ đồ kho bạn sẽ thuận tiện tưởng tượng được vị trí của từng loại sản phẩm & hàng hóa .Với kho hàng càng lớn, thì sơ đồ kho càng có ý nghĩa quan trọng. Căn cứ sơ đồ này, người chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể lên kế hoạch đổi khác tương thích hoặc quy hoạch lại để tăng hiệu suất cao khai thác so với kho hàng .

5/ Quản lý hàng hóa bằng thẻ kho/sổ kho

Thẻ kho là một loại tờ rời dùng để theo dõi số lượng của từng loại sản phẩm & hàng hóa. Nội dung bộc lộ trong thẻ kho gồm có thông tin về sản phẩm & hàng hóa, thời hạn và số lượng của mỗi lần nhập vào hoặc xuất đi, lượng hàng còn tồn trong kho. Trong đó có chữ ký xác nhận của những người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trực tiếp ( giám đốc, kế toán, thủ kho, nhân viên cấp dưới giao nhận, … )Nếu tần suất nhập xuất hàng nhiều, thẻ kho sẽ được đóng thành quyển, gọi là sổ kho. Và quan tâm, thẻ kho phải dựa vào mẫu chuẩn của bộ Tài chính phát hành như hình phía dưới .Vì sản phẩm & hàng hóa dịch chuyển liên tục nên thẻ kho cũng phải update liên tục để số liệu thống nhất. Nếu điều này được triển khai nghiêm chỉnh sẽ giúp quy trình thống kê, quản trị kho sản phẩm & hàng hóa hiệu suất cao hơn, chủ doanh nghiệp sẽ theo sát được tình hình bán sỉ – tồn dư để có những kế hoạch kinh doanh thương mại tương thích. Nếu không may xảy ra thất thoát, xô lệch cũng sẽ sớm được phát hiện và xử lý !

6/ Dán nhãn từng lô hàng/mã vạch

Mỗi loại sản phẩm tàng trữ bắt buộc phải được dán nhãn đặt tên. Bạn hoàn toàn có thể ứng dụng mã SKU đã nêu ở phần trên hoặc tích hợp dùng mạng lưới hệ thống máy quét mã vạch .Theo đó khi nhập kho, mỗi loại sản phẩm sẽ tương ứng với một mã vạch và được quét qua mạng lưới hệ thống để tạo phiếu nhập, phiếu này chứa hàng loạt thông tin tương quan đến mẫu sản phẩm. tin tức ấy sẽ được tàng trữ và vận dụng trong suốt quy trình nhập xuất và quản trị hàng về sau .

7/ Kiểm tra kho thường xuyên

Tần suất kiểm tra trung bình được yêu cầu là 3 tháng / lần hoặc 6 tháng / lần. Kho càng lớn thì quy trình này càng mất nhiều thời hạn và nhân lực ( thường thì 2-3 người trong vài ngày ). Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn có điều kiện kèm theo, hoàn toàn có thể thực thi liên tục hơn nhằm mục đích tăng hiệu suất cao trong việc quản trị kho sản phẩm & hàng hóa .Nên triển khai kiểm tra theo từng khu vực, từng nhóm hàng. Các việc làm kiểm tra kho định kỳ gồm có :

• Xác định số lượng hàng tại kho, so sánh với thẻ kho và những sổ sách kế toán tương quan
• Kiểm tra chất lượng sản phẩm & hàng hóa ( có bị hư hại, mốc, móp méo, vỏ hộp rách nát, … hay không ? )
• Kiểm tra hạn dùng của mẫu sản phẩm để có kế hoạch xuất bán kịp thời hoặc thực thi chiến dịch xả hàng .
• Các rủi ro tiềm ẩn tại kho hàng ( dột, chuột, côn trùng nhỏ, ẩm mốc, kệ hàng rỉ sét, … )

Thông qua tác dụng kiểm tra, nhà quản trị cần có giải pháp giải quyết và xử lý hoặc khắc phục ngay nếu có sai sót .

8/ Lắp camera quan sát

Đây là nguyên tắc quản trị kho hàng bắt buộc. Bởi chủ doanh nghiệp thường không xuất hiện trực tiếp tại nhà kho mà phải trải qua những nhân sự cấp dưới ( thủ kho, bốc xếp, … ) nên việc theo dõi từ xa là vô cùng thiết yếu .Nhờ camera, bạn hoàn toàn có thể nắm được hoạt động giải trí trong kho đang diễn ra như thế nào. Đồng thời hoàn toàn có thể trích xuất tìm hiểu trong trường hợp thiết yếu như đồ vật hư hỏng, mất cắp, đột nhập, … .

9/ Cẩn trọng trong khâu tổ chức nhân sự của kho

Thất thoát hàng hóa trong kho thường quy vào 2 nguyên nhân: Nội bộ và bên ngoài. Hàng hóa có thể bị trộm đột nhập khi lưu trữ, nhưng tỉ lệ cao hơn vẫn do vấn đề nội bộ (trường hợp nhân viên tuồn hàng bán ra ngoài, tự ý sử dụng, thiếu trung thực…)

Do vậy buộc doanh nghiệp phải rất khắt khe trong yếu tố tuyển dụng nguồn vào. Yêu cầu nhân viên cấp dưới kho phải là những người có lý lịch rõ ràng, siêng năng, đáng an toàn và đáng tin cậy, đặc biệt quan trọng là người thủ kho .Song song đó, cần phân quyền đơn cử so với từng người để tránh trường hợp đùn đẩy nghĩa vụ và trách nhiệm khi xảy ra sự cố .

10/ Thực hiện quy trình quản lý kho hàng khoa học

Khi nhập hàng, xuất hàng, tạo nhãn hàng mới cần triển khai tuần tự những bước nào ? Do những ai chịu nghĩa vụ và trách nhiệm ?Tương ứng với từng quy mô hoạt động giải trí cũng như đặc thù sản phẩm & hàng hóa mà mỗi công ty sẽ có những tiêu chuẩn độc lạ. Tuy nhiên quy trình tiến độ quản trị sản phẩm & hàng hóa cần được thống nhất từ sớm và tuân thủ, nhằm mục đích bảo vệ những khâu hoạt động giải trí trơn tru, hạn chế tối đa những sơ sót .

Tham khảo Quy trình quản lý kho hàng tiêu chuẩn để áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.  

11/ Mua phần mềm quản lý

Với những shop nhỏ lẻ, hoàn toàn có thể sử dụng file excel để quản trị hàng tồn dư. Tuy nhiên với những doanh nghiệp lớn, lượng sản phẩm & hàng hóa nhiều và có mã hàng lên đến số lượng hàng trăm, hàng ngàn thì dùng excel là không hiệu suất cao. Bắt buộc bạn phải có giải pháp quản trị kho hàng khoa học hơn, có tính tự động hóa và đúng chuẩn cao hơn .Hiện nay trên thị trường có khá nhiều đơn vị chức năng cung ứng ứng dụng quản trị kho hàng. Các ứng dụng này tương hỗ người dùng đúng chuẩn trong việc trấn áp xuất nhập kho, thông tin sản phẩm & hàng hóa, sự lưu chuyển hàng, thực trạng hàng … Tuy nhiên ngân sách hoàn toàn có thể sẽ khá cao. Bạn hoàn toàn có thể khám phá, so sánh tính năng và giá thành từ nhiều nguồn để chọn ra ứng dụng tương thích nhất .

12/ Sử dụng dịch vụ lưu trữ

Là cách trấn áp kho hàng từ xa được nhiều doanh nghiệp lúc bấy giờ lựa chọn bởi tính tiện lợi và tối ưu cho ngân sách. Tức là thuê một đơn vị chức năng khác thay mình quản trị sản phẩm & hàng hóa .Hiểu một cách đơn thuần, những đơn vị chức năng này có sẵn kho hàng và rất đầy đủ những điều kiện kèm theo tiêu chuẩn để tàng trữ sản phẩm & hàng hóa bảo đảm an toàn. Doanh nghiệp của bạn không cần mất ngân sách góp vốn đầu tư thuê mặt phẳng kho riêng hay mất nhiều thời hạn cho những việc làm nêu trên ( tổ chức triển khai nhân sự, quy hoạch sắp xếp kho, lắp camera, lên sơ đồ, kiểm tra vệ sinh kho, … ), mọi yếu tố sẽ do dịch vụ tàng trữ chịu nghĩa vụ và trách nhiệm !Ví dụ tại Saigon Express, người mua thực thi ký hợp đồng thuê kho và chuyển giao sản phẩm & hàng hóa. Khi muốn xuất hàng chỉ cần thông tin trước, sản phẩm & hàng hóa sẽ được sẵn sàng chuẩn bị theo nhu yếu. Đồng thời hàng tháng người mua sẽ nhận được bảng báo cáo giải trình xuất nhập tồn cụ thể để theo sát tình hình tàng trữ, bán hàng của doanh nghiệp .

Kho của Saigon Express trang bị đầy đủ xe nâng hạ giúp quá trình xuất nhập hàng diễn ra nhanh chóng

Lưu ý trong quá trình quản lý hàng hóa

• Luôn khóa và niêm phong kho đúng lao lý nhằm mục đích bảo vệ bảo đảm an toàn
• Ngoài nhân sự cố định và thắt chặt trong kho, bất kể ai khi đến kho đều phải có sự đồng ý chấp thuận của người quản trị và được thông tin trước .
• Đề phòng những trường hợp tiếp cận kho không bình thường ( tránh trộm cắp, đột nhập ). Kho luôn cần có bảo vệ .
• Nếu sử dụng những dịch vụ tàng trữ hay quản trị cần ký hợp đồng. Trong đó nêu những thỏa thuận hợp tác, chủ trương rõ ràng, đặc biệt quan trọng trong trường hợp bồi thường khi xảy ra sự cố so với sản phẩm & hàng hóa .
• Nên đưa ra định mức lượng tồn dư của từng mẫu sản phẩm để thuận tiện trấn áp

Những hướng dẫn và kinh nghiệm quản lý kho hàng trên đây hy vọng sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn trong hoạt động điều hành kinh doanh, kiểm soát hàng hóa. Để tìm hiểu thêm về dịch vụ lưu trữ hàng hóa của Saigon Express, khách hàng tham khảo Tại đây!

3.7

/

5 ( 17 bầu chọn )

Source: https://expgg.vn
Category: Thông tin