Scan là gì? Có công dụng gì? Làm sao để scan giấy tờ được?

Biên tập bởi Ngọc Xuân

Đăng 2 năm trước

224.255

Scan là một trong những cách phổ biến mà người dùng thông qua việc quét lại các giấy tờ bản cứng để lưu lại thành các file hình ảnh trên máy tính, điện thoại. Nếu bạn muốn tìm hiểu rõ hơn về cách thức scan giấy tờ cũng như công dụng cụ của máy scan, hãy tìm hiểu qua bài viết sau.

1Scan là gì?

Scan là việc chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản,…) hay cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông qua một chiếc máy scan, máy in có tính năng scan hoặc qua ứng dụng scan trên smartphone.

Máy Scan ( máy quét ) có phương pháp hoạt động giải trí tựa như như máy Photocopy, một thiết bị sử dụng tích điện kép để thu lấy hình ảnh điện tử của 1 trang giấy bằng cách biến cường độ sáng phản xạ từ đó lên thành thông tin dạng số, rồi thành những file để tàng trữ trên máy tính, điện thoại thông minh .
Như vậy, hoàn toàn có thể hiểu scan có hoạt động giải trí trái ngược so với máy in và máy photocopy khi chuyển những sách vở bản cứng sang những file ( tệp tin, tài liệu ) ” ảo ” trên máy tính .

Nếu tài liệu scan có chứa văn bản, bạn hoàn toàn có thể dùng ứng dụng nhận dạng ký tự bằng quang học ( optical-character-recognition – OCR ) chuyển chúng thành văn bản hoàn toàn có thể chỉnh sửa được .

2Công dụng của Scan

Lưu trữ các tài liệu quan trọng

Những tài liệu quan trọng cần được sao lưu và dữ gìn và bảo vệ một cách cẩn trọng để thuận tiện tìm kiếm khi thiết yếu hay phòng trừ trường hợp bị mất. Lúc này, scan tài liệu trở nên thiết yếu hơn .
Sử dụng máy scan để số hóa tài liệu sẽ tương hỗ đắc lực cho mỗi cá thể doanh nghiệp giảm thiểu tối đa rủi ro tiềm ẩn mất thông tin quan trọng và tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách in ấn .

Độ bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối

Lưu trữ thông tin ở dạng số qua scan và setup mã truy vấn bảo mật thông tin những nội dung quan trọng giúp tăng cường bảo đảm an toàn thông tin cho người dùng. Hình ảnh được quét sẽ được tàng trữ dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký số cực kỳ bảo mật thông tin .

Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện

Việc chuyển những tài liệu từ bản mềm sang những tệp file trong máy khiến cho việc sắp xếp thông tin thuận tiện, thuận tiện và văn minh hơn .
Bên cạnh đó, nhiều máy Scan mới được tích hợp thêm tính năng san sẻ tài liệu được quét qua email, công cụ đám mây và đặc biệt quan trọng là tương hỗ quét qua những ứng dụng của bên thứ ba .
Chính cho nên vì thế nên người dùng hoàn toàn có thể thuận tiện truy vấn thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải xuất hiện trên công ty .

3Các bước scan giấy tờ bằng máy scan

• Máy Scan
• Phần mềm Adobe Acrobat để chuyển các nội dung cần scan sang dạng tài liệu đọc được

Chuẩn bị

Bước 1: Đặt tài liệu vào máy Scan.

Sau khi đã kết nối máy tính và máy scan. Mở nắp máy scan lên. Sau đó úp bề mặt của hình ảnh hay tài liệu cần quét xuống dưới, áp sát vào mặt kính. 

Chiều và vị trí của hình ảnh hoặc tài liệu phải nằm đúng vị trí được ghi lại trên máy, vị trí này thường được lưu lại hình mũi tên hoặc số 0 .

Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy scan trên phần mềm scan

Mở ứng dụng scan, sau đó kiểm soát và điều chỉnh một số ít setup thiết yếu ( sắc tố, kích cỡ bản scan ) theo mong ước trước khi scan tài liệu .

Sau khi đã hoàn tất quá trình cài đặt và chỉnh sửa, nhấn chọn nút Scan trên phần mềm hoặc nút Scan trên máy scan để bắt đầu scan tài liệu.

Điều chỉnh thêm nếu thiết yếu. Sau khi tài liệu của bạn đã được scan xong, ứng dụng của bạn sẽ phân phối những tùy chọn để bạn hoàn toàn có thể kiểm soát và điều chỉnh thêm, ví dụ điển hình như đổi khác hướng của hình ảnh, ….

Chú ý đến định dạng file trên tài liệu được lưu. Bạn có thể lựa chọn các định dạng khác hoặc định dạng mặc định.

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu

Sau khi tài liệu của bạn đã scan xong, bạn hoàn toàn có thể sử dụng chương trình như Adobe Acrobat để quy đổi những file thành file PDF hoặc ghép lại thành một tài liệu có nhiều trang. Ngoài ra bạn hoàn toàn có thể thiết lập Acrobat để tìm những văn bản cần scan .

Có thể khắc phục tình trạng các văn bản gốc mờ chữ và sau khi scan cho ra file bị nhòe chữ, không rõ nội dung hay màu nền tối bằng cách mở Photoshop và chỉnh lại ánh sáng và độ sắc nét của các chi tiết để tài liệu rõ ràng hơn.

Trên đây là những khái niệm và thông tin tổng quan nhất để vấn đáp cho vướng mắc scan là gì ? Mong rằng từ bài viết, bạn hoàn toàn có thể triển khai scan tài liệu thành công xuất sắc !