Hướng dẫn cách sử dụng hàm Subtotal để tính tổng thay cho hàm sum

Chúng ta đã biết hàm SUM là một hàm quen thuộc dùng để tính tổng trong Excel. Nhưng còn có 1 hàm tốt hơn để làm việc đó, chính là hàm SUBTOTAL trong Excel. Tốt hơn như thế nào? hãy cùng Học Excel Online tìm hiểu qua bài viết này.

Hãy xem ví dụ sau đây :

Thông thường ở dòng Tổng cộng, chúng ta sẽ hay sử dụng hàm SUM để tính tổng các cột C, D, E, F.

Nhược điểm của hàm SUM

Khi sử dụng hàm SUM, tác dụng thu được là :

Trong trường hợp tất cả chúng ta không làm thêm thao tác gì thì hiệu quả của hàm SUM là đúng .
Tuy nhiên thử tưởng tượng bảng tài liệu này lớn hơn, và tất cả chúng ta cần phải lọc tài liệu trong bảng, ví dụ lọc những người ở bộ phận Kinh doanh. Khi đó hiệu quả của bảng tính là :

Chúng ta thấy tác dụng của bảng tại dòng Tổng cộng vẫn giữ nguyên, mặc dầu tài liệu đã lọc bỏ đi bộ phận kế toán .
Làm thế nào để khi lọc tài liệu, hiệu quả sẽ chỉ tính tổng những giá trị còn lại của bảng tính, bỏ lỡ những giá trị bị lọc bỏ ? Chúng ta sẽ không sử dụng hàm SUM nữa mà chuyển sang dùng hàm SUBTOTAL trong excel

Dùng hàm SUBTOTAL thay thế hàm SUM

Cấu trúc của hàm Subtotal như sau :

SUBTOTAL(function_num,ref1,…)

trong đó :

• function_num là các phép tính. Có rất nhiều phép tính trong hàm này, và để tính tổng thì chúng ta dùng số 9 hoặc 109
• ref1…: là các vùng tham chiếu tới các ô cần tính tổng

Kết quả khi sử dụng Subtotal như sau :

Mặc dù hàm đã tham chiếu từ C2 : C6 nhưng hiệu quả chỉ tính tổng cho những ô C2, C3, C4, còn những ô đã bị ẩn là C5, C6 sẽ không được tính. Đây chính là sự độc lạ rất lớn giữa Sum và Subtotal .

Nhận xét về hàm subtotal trong Excel

Nếu như dùng hàm SUM, ưu điểm rất lớn là sự tiện nghi, nhanh gọn. Hàm viết nhanh hơn, ít tham số hơn, đặc biệt quan trọng là excel còn tương hỗ tất cả chúng ta phương pháp AutoSum rất tiện nghi .
Còn khi sử dụng hàm SUBTOTAL, ưu điểm lớn nhất chính là hiệu suất cao. Công việc của tất cả chúng ta không đơn thuần là tính ra hiệu quả, mà hiệu quả đó phải thuận tiện tùy biến, đúng với mọi trường hợp. Các thao tác ẩn, lọc tài liệu rất hay được sử dụng trong Excel, khi đó để tác dụng hiển thị đúng, tất cả chúng ta cần tới hàm Subtotal .
Việc viết tên hàm dài hơn, nhiều phép tính hơn hoàn toàn có thể khiến bạn bồn chồn khi mới tìm hiểu và khám phá. Nhưng khi đã quen với hàm này, tất cả chúng ta sẽ gần như chỉ sử dụng hàm này mà thôi .

Tham khảo thêm một số bài viết khác về hàm Subtotal:

Đánh số thứ tự tự động hóa trong Excel với hàm SUBTOTAL
Các ví dụ về hàm Sum trong Excel – Cách chỉ tính tổng những cột, hàng hoặc ô được hiển thị

Hàm Subtotal, các ứng dụng của Subtotal trong Excel