Dân trí
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách thức để gửi đi những email ở chế độ bảo mật trên hộp thư Gmail mà chỉ những người nhận mới có thể đọc được và các email này sẽ tự động xóa đi, ngay cả người nhận cũng không thể xem được, sau khoảng thời gian được thiết lập. Điều này giúp người dùng an tâm gửi đi những email với nội dung quan trọng hay riêng tư.
Cuối tháng 4 vừa mới qua Google đã đổi khác lại giao diện cho hộp thư Gmail theo phong thái mới mẻ và lạ mắt và tân tiến hơn, cũng như bổ trợ thêm hàng loạt tính năng ấn tượng. Nổi bật nhất trong số những tính năng mới đó là “ chính sách bảo mật thông tin ”, được cho phép người gửi đặt thời hạn cho một email nhạy cảm mà sau thời hạn đó email này sẽ không còn liên tục xem được trên hộp thư của người nhận .
Các email được gửi ở chế độ bảo mật sẽ ngăn chặn việc người nhận chuyển tiếp email được gửi đến cho người khác và không cho in nội dung email. Điều này đảm bảo email sẽ chỉ được giữ bí mật bởi người nhận và hạn chế khả năng chia sẻ email ra bên ngoài. Tuy nhiên tính năng này cũng không thể ngăn chặn được việc người nhận chụp lại hình ảnh nội dung của email để phát tán nếu họ muốn.
Dưới đây là hướng dẫn để người dùng hoàn toàn có thể gửi đi những email với nội dung quan trọng, nhạy cảm hay riêng tư mà chỉ muốn người nhận hoàn toàn có thể xem được, đồng thời muốn những email này sẽ tự động hóa hủy đi sau một khoảng chừng thời hạn trên hộp thư Gmail dành cho máy tính lẫn ứng dụng Gmail dành cho di động .
Với người dùng máy tính
Với người dùng Gmail trên máy tính, để sử dụng tính năng gửi email ở chính sách bảo mật thông tin, bạn cần phải chuyển giao diện hộp thư Gmail trên máy tính sang giao diện mới .
Lưu ý: trong trường hợp hộp thư Gmail của bạn đã được chuyển sang giao diện mới thì có thể bỏ qua bước này.
Để chuyển sang giao diện mới. từ hộp thư Gmail, bạn nhấn vào hình tượng bánh răng để thiết lập ở góc trên bên phải, chọn “ Thử Gmail mới ” từ menu hiện ra .
Lập tức bạn sẽ được chuyển sang giao diện hộp thư mới. Để biến hóa bố cục tổng quan hiển thị trên giao diện mới, bạn nhấn vào hình tượng bánh răng để thiết lập ở góc trên bên phải, chọn “ Mật độ hiển thị ”, tại đây sẽ đưa ra 3 tùy chọn bố cục tổng quan khác nhau sao cho bạn cảm thấy tương thích nhất .
Để mở màn soạn và gửi email bảo mật thông tin với tính năng tự hủy, bạn nhấn vào nút “ Soạn thư ” trên giao diện Gmail. Tại hộp thoại “ Soạn thư ” hiện ra, bạn nhấn vào hình tượng ổ khóa kèm theo đồng hồ đeo tay ở menu bên dưới .
Tại hộp thoại hiện ra, bạn hoàn toàn có thể thiết lập khoảng chừng thời hạn để email tự hủy sau khi đã gửi. Sau khi khoảng chừng thời hạn này kết thúc, email sẽ không còn hoàn toàn có thể đọc được trên hộp thư người nhận. Để tăng cường bảo mật thông tin và bảo vệ rằng email sẽ chỉ được đọc bởi người nhận, bạn nhấn vào tùy chọn “ Mật mã qua SMS ”, lúc này Gmail sẽ tự khởi tạo một mật mã và gửi qua tin nhắn SMS của người nhận và họ phải nhập mật khẩu này để hoàn toàn có thể mở và đọc email được bảo mật thông tin mà bạn đã gửi .
Tuy nhiên rất tiếc tính năng này chưa được tương hỗ tại Nước Ta nên bạn để nguyên mặc định “ Không sử dụng mật mã qua SMS ” .
Nhấn nút “ Lưu ”, sau đó quay trở lại hộp thoại soạn thư để mở màn soạn nội dung bức thư cần gửi, đính kèm file ( nếu cần ), soạn địa chỉ email người nhận … rồi nhấn nút “ Gửi ” để khởi đầu gửi đi email đã được bảo mật thông tin .
Như vậy bạn đã có thể gửi đi một email ở chế độ bảo mật và đảm bảo rằng nội dung của email sẽ không thể bị sao chép nội dung email, chia sẻ email ra bên ngoài hay in nội dung email… để đảm bảo email sẽ chỉ được xem và nhận bởi người cần nhận.
Với người dùng smartphone
Trong trường hợp bạn sử dụng smartphone và muốn gửi email ở chính sách bảo mật thông tin trên hộp thư Gmail, tiên phong bạn cần phải thiết lập và tăng cấp ứng dụng Gmail trên smartphone của mình lên phiên bản mới nhất .
Download phiên bản ứng dụng Gmail mới nhất dành cho Android tại đây hoặc tại đây (tương thích Android 4.1 trở lên) và phiên bản dành cho iOS tại đây (tương thích iOS 10.0 trở lên).
Từ giao diện hộp thư Gmail trên ứng dụng, bạn nhấn vào hình tượng cây viết để mở màn soạn một email mới. Tại nội dung soạn thư, bạn nhấn vào hình tượng dấu 3 chấm ở góc trên bên phải, chọn “ Chế độ bảo mật thông tin ” từ menu hiện ra .
Tại giao diện hiện ra, bạn kích hoạt chính sách “ Confidential mode ”, chọn thời hạn hiệu lực thực thi hiện hành cho email tại mục “ Set expiration ”. Nhấn “ Lưu ” để lưu lại thiết lập ở chính sách bảo mật thông tin .
Quay trở lại giao diện soạn thảo email, bạn khởi đầu điền email người nhận, soạn nội dung … rồi nhấn nút “ Gửi ”. Như vậy, bạn đã hoàn toàn có thể gửi đi một email đã được bảo mật thông tin nội dung từ ứng dụng Gmail trên smartphone .
Vô hiệu hóa email bảo mật trước khi thời hạn kết thúc
Gmail còn được cho phép người dùng vô hiệu hóa email đã gửi ở chính sách bảo mật thông tin trước khi thời hạn đã thiết lập từ trước đó kết thúc. Chẳng hạn bạn thiết lập thời hạn của email bảo mật thông tin là sau một ngày kể từ thời gian gửi, nhưng bạn trọn vẹn hoàn toàn có thể vô hiệu hóa email này chỉ vài phút hoặc vài giờ sau khi gửi nếu muốn .
Để thực thi tính năng này, từ hộp thư Gmail trên nền web, bạn chọn mục “ Đã gửi ” ở menu bên trái. Tương tự với giao diện Gmail trên smartphone, bạn nhấn vào nút menu ở góc trên bên trái, chọn “ Đã gửi ” từ list hiện ra .
Danh sách những email đã được gửi sẽ được liệt kê tại đây. Bạn nhấn chọn email được gửi ở chính sách bảo mật thông tin có từ list, sau đó nhấn nút “ Hủy bỏ quyền truy vấn ” .
Bây giờ người nhận sẽ không còn liên tục xem được nội dung email ở chính sách bảo mật thông tin mà bạn đã gửi từ trước đó do email này đã bị vô hiệu từ phía người gửi .
Có thể nói chế độ bảo mật là một tính năng hay và hữu ích được Google bổ sung cho hộp thư Gmail của mình để giúp người dùng có thể gửi đi những email với nội dung riêng tư, quan trọng mà không muốn người nhận lưu trữ lại hoặc chia sẻ ra ngoài.
Phạm Thế Quang Huy
Source: https://expgg.vn
Category: Thông tin
